Jak weryfikować kontrahenta, aby nie zostać wplątanym w oszustwo podatkowe (część 6)

Przemysław Powierza
Tax Partner w RSM Poland

W dzisiejszym wpisie podsumuję główne założenia płynące z Metodyki, czyli dokumentu zawierającego wskazówki pomocne urzędnikom administracji skarbowej w ocenie dochowania należytej staranności przez przedsiębiorców. Metodyka, jako pewien zbiór „dobrych praktyk”, jest bardzo istotna w odniesieniu do zachowania prawa do odliczenia podatku VAT. Postaram się wskazać Państwu w pigułce najważniejsze działania, jakie należy podjąć, aby nie zostać wplątanym w oszustwo podatkowe. Proszę jednak pamiętać, że nie ma jednego uniwersalnego i zawsze skutecznego rozwiązania. Najlepszym zabezpieczeniem jest przygotowanie i wdrożenia własnej, indywidualnej procedury weryfikacyjnej, która będzie stanowiła kompromis pomiędzy tym, co niezbędne, a tym co rzeczywiście wykonalne i maksymalnie praktyczne.

Jakie działania należy podjąć, aby nie zostać wplątanym w oszustwo podatkowe?

Kryteria formalne

1. Weryfikacja informacji z KRS/CEIDG i wykazu Ministerstwa Finansów oraz bazy dostępnej na Portalu Podatkowym.
2. Weryfikacja, czy kontrahent posiada wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów będących przedmiotem transakcji (powinien je bez oporów udostępnić, chociażby mailowo).
3. Weryfikacja, czy osoby zwierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta (np. czy mają pełnomocnictwo od członka zarządu lub prokurenta wpisanego do KRS).

W ramach formalnej weryfikacji dotychczasowych dostawców należy pamiętać o regularności jej dokonywania (więcej na ten temat w części 4). Dodatkowo, podjęcie wyżej wymienionych kroków to jedno, należy również pamiętać o udokumentowaniu ich dokonania. Urzędnicy nie uwierzą nam na słowo, że daną czynność sprawdzającą podjęliśmy przed rozpoczęciem współpracy z kontrahentem, dlatego też tak ważnym aspektem jest posiadanie np. screenshots, wydruków z rejestru, czy korespondencji mailowej opatrzonych datą. Innymi słowy każdemu kontrahentowi „zakładamy teczkę”. Takie czasy…

Kryteria transakcyjne

Przy weryfikacji kontrahenta należy zwrócić uwagę, czy warunki zawieranej transakcji nie zazębiają się z tymi opisanymi w Metodyce. Wystąpienie którejkolwiek z niżej wymienionych okoliczności powinno być dla Państwa sygnałem, że prawdziwe intencje kontrahenta – np. chęć wyłudzenia podatku – mogą być ukryte. To zaś w dalszej kolejności, w przypadku wystąpienia kontroli, może doprowadzić do odmowy Państwu prawa do odliczenia podatku VAT. Poniższe sytuacje traktujmy jednak jak sygnały ostrzegawcze, a nie jak dowód na to, że wśród kontrahentów trafił nam się przestępca. Brońmy się przed paranoją – nie zapominajmy, że prowadzimy biznes i zarabiamy pieniądze dzięki naszym kontrahentom, a nie dzięki organom KAS. Podatki płacimy od wypracowanego zysku, tymczasem nikt nie widział jeszcze zysku z powodu płacenia podatków. Nie dajmy się zwariować, ale stańmy się czujni w następujących sytuacjach:

1. Kontrahent proponuje zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego;
2. Dostawca towarów wymaga od Państwa dokonania płatności gotówką lub proponuje obniżenie ceny w przypadku płatności gotówką, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł;
3. Kontrahent żąda zapłaty za towar na dwa odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy split payment), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny;
4. Cena towaru znacznie odbiega od ceny rynkowej – bez ekonomicznego uzasadnienia;
5. Kontrahent oferuje Państwu towar, który należy do innej branży niż ta, w której działa dostawca lub którego dotychczas Państwo od niego nie nabywali – bez ekonomicznego uzasadnienia;
6. Kontrahent wymaga zapłaty w terminie krótszym niż standardowy termin płatności oferowany przez innych dostawców z danej branży – bez ekonomicznego uzasadnienia;
7. Kontrahent proponuje zawarcie transakcji na warunkach niegwarantujących bezpieczeństwa obrotu – według standardów obowiązujących w danej branży;
8. Kontrahent dostarcza towary niezgodne z wymogami jakościowymi;
9. Transakcja nie została udokumentowana umową, zamówieniem lub innym (dowolnym niekoniecznie papierowym) potwierdzeniem warunków.

Dodatkowo, w przypadku rozpoczęcia współpracy z kontrahentem, powinniśmy zwrócić uwagę również na takie czynniki, jak:

1. Nieodpowiedni dla okoliczności danej transakcji kontakt z kontrahentem lub osobą go reprezentującą;
2. Siedziba lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pod adresem, pod którym brak jest oznak prowadzenia działalności gospodarczej;
3. Kontrahent nie posiada zaplecza organizacyjno-technicznego odpowiedniego do rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej;
4. Dostawca towarów, będący spółką kapitałową dysponuje kapitałem zakładowym niewspółmiernie niskim w stosunku do okoliczności transakcji;
5. Kontrahent nie dysponuje stroną internetową z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności, mimo że jest to przyjęte w danej branży.

Natomiast w ramach weryfikacji kontrahenta, z którym kontynuujemy współpracę szczególną ostrożność powinniśmy zachować w przypadku zmiany – bez ekonomicznego uzasadnienia – dotychczasowych zasad współpracy (np. transportu towarów).

Mechanizm podzielonej płatności, tzw. split payment

Stosować czy nie stosować? Oto jest pytanie. Jeżeli będą mieć Państwo choć minimalne wątpliwości co do uczciwości swojego kontrahenta lub co do okoliczności transakcji z nim zawieranej, z pewnością warto zastosować mechanizm podzielonej płatności. Znacznie zwiększy to prawdopodobieństwo, że organy podatkowe nie podważą Państwa prawa do obniżenia podatku naliczonego, jednak nie zapewni to 100% gwarancji. Według Ministerstwa Finansów stosowanie split payment jest kluczową przesłanką dochowania należytej staranności. W ramach kontroli urzędnicy KAS prawdopodobnie w pierwszej kolejności będą badać, czy zapłacili Państwo za towar przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności. Teoretycznie zastosowanie tego mechanizmu jest dobrowolne, z drugiej strony w ostatnim czasie Ministerstwo Finansów na każdym kroku przypomina nam jak ważny jest split payment oraz wskazuje, iż to właśnie nieuczciwi podatnicy będą unikać stosowania mechanizmu podzielonej płatności. Warto mieć to na uwadze.

Ostatnimi czasy Ministerstwo Finansów podejmuje wiele kroków zmierzających do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji realizowanych przez uczciwych podatników i uchronienia ich przed nieświadomym wplątaniem w oszustwo podatkowe. Przykładem tych działań jest ogólnopolska kampania edukacyjna „Bezpieczna transakcja”, która ma za zadanie wyjaśnić – „od ogółu do szczegółu" – jak działają oszuści i w jaki sposób nas – tych uczciwych przedsiębiorców – wykorzystują. Kampanię aktywnie wspierają doradcy podatkowi. W kampanii po raz kolejny podkreśla się znaczenie dochowania należytej staranności i stosowania mechanizmu podzielonej płatności. Udostępniano również platformę informacyjną skierowaną do przedsiębiorców (dostępna tutaj). Znajdą na niej Państwo wiele istotnych informacji dotyczących m.in. mechanizmów wyłudzania VAT, split payment’u oraz okoliczności, na które przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę przy zawieraniu transakcji.

Podsumowując – dla Ministerstwa Finansów priorytetową kwestią jest uszczelnienie systemu VAT i zwiększenie wykrywalności oszustw podatkowych, a tym samym zmniejszenie wyłudzeń i luki w VAT. W związku z tym warto stosować wskazówki określone w Metodyce, jednak w sposób optymalnie dopasowany do prowadzonego biznesu. Kluczowe w tym zakresie jest zwiększenie świadomości pracowników, w szczególności handlowców, ponieważ to właśnie oni są odpowiedzialni za poszukiwanie dostawców i nawiązywanie nowych kontraktów. Skupić należy się w równym stopniu na działach zakupów i sprzedaży.

Jednocześnie przypominamy, że zastosowanie się do wskazówek określonych w Metodyce nie gwarantuje podatnikowi 100% ochrony prawnej. Nie pozostaje nam nic więcej jak czekać na obiecany „kodeks dobrych praktyk” skierowany bezpośrednio do podatników – a nie urzędników KAS – gwarantujący ochronę. Tymczasem zachęcamy Państwa do samodzielnego uwzględnienia wytycznych Ministerstwa Finansów w obowiązujących u Państwa wewnętrznych procedurach bądź do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy chętnie wesprą Państwa w przygotowaniu wewnętrznych zasad weryfikacji dostawców towarów.