#04 Zalety i wady outsourcingu usług księgowych oraz kadrowo-płacowych

Sprawne rozwijanie biznesu jest nieustającym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Potrzebują oni coraz więcej czasu, żeby sprostać wymogom sprawozdawczym i nadążyć za zmieniającymi się regulacjami zarówno na poziomie krajowym, jak i Unii Europejskiej. 

Czy zatem rozwiązania outsourcingowe mogą zdjąć z właścicieli i zarządów firm część ryzk i odpowiedzialności, oszczędzając ich czas i pieniądze? Czy przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub zlecenie administrowania sprawami kadrowymi podmiotowi zewnętrznemu daje przedsiębiorcom poczucie bezpieczeństwa? Na co zwrócić uwagę, wybierając firmę outsourcingową i czego oczekiwać od zewnętrznego usługodawcy w zakresie rachunkowości lub payroll’u? Jak outsourcing pomaga w sytuacjach awaryjnych, gdy Główna Księgowa lub personel księgowy nie mogą pełnić swoich obowiązków?

O tym, co może wchodzić w zakres outsourcingu, o zaletach i wadach outsourcowania usług księgowych lub kadrowo-płacowych, a także o ich wpływanie na core business oraz automatyzację i digitalizację procesów w firmie rozmawiają eksperci RSM Poland – Krzysztof CIESIELSKI, M&A and Corporate Advisory Director i Sebastian GOSCHORSKI, Business Development Partner. 

UWAGA! Treści prezentowane w niniejszym nagraniu nie stanowią oferty nabycia akcji lub innych instrumentów finansowych. Nie stanowią one również rekomendacji dla jakichkolwiek działań związanych z nabywaniem lub zbywaniem instrumentów finansowych. Opisy produktów/usług przedstawione w niniejszym nagraniu nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego i mają wyłącznie charakter informacyjny.

Niniejsze nagranie nie stanowi podstawy do uznania jego adresatów za klientów RSM Poland z uwagi na fakt jego odsłuchania oraz nie stanowi podstawy do zawarcia umowy lub powstania zobowiązania po stronie odbiorcy. Prezentowane treści nie stanowią porady inwestycyjnej, prawnej lub podatkowej, ani też nie wskazują, że jakakolwiek inwestycja lub strategia jest odpowiednia w sytuacji danego inwestora.

Prezentowany materiał został przygotowany wyłącznie w celach informacyjnych i nie może być traktowany jako oferta lub rekomendacja do zawierania jakichkolwiek transakcji. RSM Poland nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje decyzji podjętych na podstawie informacji zawartych w niniejszym nagraniu. Uważa się, że każdy, kto odsłuchuje prezentowany materiał, zgadza się z treścią powyższych zastrzeżeń.

Słuchaj również na:

Transkrypcja:

Krzysztof CIESIELSKI:

Dzień dobry Państwu. Z tej strony Krzysztof Ciesielski, Dyrektor w dziale M&A and Corporate Advisory firmy RSM Poland. Ze mną jest Sebastian Goschorski, Business Development Partner w RSM Poland. Cześć Sebastian.

Sebastian GOSCHORSKI:

Cześć. Witam Cię serdecznie.

Krzysztof CIESIELSKI:

Dziś chciałbym porozmawiać na temat zalet i wad outsourcingu usług księgowych. To jest temat dosyć szumny, nośny. To tak naprawdę wynika z kilku powodów. Tutaj też warto zauważyć, że od dłuższego już czasu nie ułatwia nam ustawodawca, jeżeli chodzi o ilość dokumentów, które trzeba produkować każdego miesiąca, czy każdego kwartału. Sebastian, jak to jest? Jak to jest z tą sytuacją? Jak to jest z tym outsourcingiem usług księgowych? Ty chyba najlepiej wiesz, ponieważ jesteś od tego specjalistą.

Sebastian GOSCHORSKI:

Sprawne rozwijanie biznesu jest coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Jest to związane przede wszystkim z tym faktem, że pojawia się coraz więcej przepisów, pojawia się coraz więcej faktów i regulacji na poziomie krajowym, ale też na poziomie Unii Europejskiej, czy też na poziomie międzynarodowym. W związku z tym przedsiębiorcy muszą spędzać coraz więcej czasu, żeby z tymi wszystkim przepisami się zapoznawać. Zagadnienia księgowe są de facto bardzo skomplikowane, szczególnie z takiego punktu widzenia, że ustawodawca cały czas wydaje nowego typu przepisy, które niestety powodują, że w obecnych czasach jest coraz trudniej prowadzić biznes. W związku z tym dochodzimy do tematu związanego z usługami księgowymi.

Na pewno warto z punktu widzenia biznesu zastanowić się nad outsourcingiem, ponieważ prowadzenie wewnętrznego działu nie zawsze i niekoniecznie jest najlepszą formą. Bardzo często angażuje sporo czasu osób, które w tym przedsiębiorstwie działają. Ten czas mógłby być użyty zdecydowanie w dużo lepszy sposób i przyczynić się do wzrostu tego głównego biznesu, a nie rozwoju funkcji administracyjnych.

Krzysztof CIESIELSKI:

OK. Rozumiem, że są to powody dla których firmy powinny korzystać z outsourcingu. Ale zastanówmy się chwilę, czy to są najważniejsze powody korzystania z outsourcingu? Co tak naprawdę skłania firmy do korzystania z usług księgowych? To, że dokumentacji wymaga się od przedsiębiorców coraz więcej, da się zauważyć. To wiemy i myślę, że sami przedsiębiorcy również odczuwają to z dnia na dzień coraz mocniej. Zwłaszcza teraz, kiedy jesteśmy w ciekawym okresie. Sebastian, tak z Twojego punktu widzenia, co skłania firmy do korzystania z outsourcingu usług księgowych. Nie mówimy tu o wadach i zaletach tylko, ale przede wszystkim o motywach tych przedsiębiorców. Warto by było powiedzieć, czy z Twojego punktu widzenia są to wystarczające powody, czy może jednak warto na to spojrzeć trochę szerzej.

Sebastian GOSCHORSKI:

Przede wszystkim, podmioty decydujące się na usługi outsourcingowe patrzą na kwestie bezpieczeństwa. Jest to najbardziej istotna kwestia z punktu widzenia przedsiębiorców. W jakie byśmy nie spojrzeli badania i w jakie byśmy nie spojrzeli statystyki rynkowe. Właściciele i zarządy firm po prostu chcą czuć się bezpiecznie. I tym samym, decydując się na długoterminową współpracę ze sprawdzonym zewnętrznym podmiotem wierzą, że oddając im te kwestie podatkowe i księgowe mogą liczyć na to, że będą mogli spokojnie i bezpiecznie spać. Prawda jest taka, że tych zmian jest bardzo dużo. Kontrole są coraz częstsze. Mimo, że nie zawsze te kontrole wyglądają w taki sposób, że ktoś przychodzi do nas do firmy i nas sprawdza. One bardzo często teraz odbywają się zdalnie, ale mimo wszystko są dosyć częste, a przepisów jest bardzo dużo. Kwestia bezpieczeństwa jest absolutnie numerem jeden. To jest główny motyw tych firm, jeśli chodzi o wybór i decyzję o tym, żeby przenieść się na outsourcing zewnętrznego podmiotu.

Krzysztof CIESIELSKI:

Rozumiem, że outsourcing to również przeniesienie odpowiedzialności?

Sebastian GOSCHORSKI:

Tak, w tym przypadku w dalszym ciągu mamy taką sytuację, że właściciele firmy, którzy są w zarządzie, odpowiadają za prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale poprzez wynajęcie firmy outsourcingowej i sporządzenie umowy, część tego ryzyka i odpowiedzialności przekazują na ręce podmiotu zewnętrznego. Ten podmiot ma za zadanie dbać o to, żeby wszystko, co przedsiębiorstwo robi, w jaki sposób to przedsiębiorstwo rozlicza swoje podatki, było robione w sposób prawidłowy i nie budzący żadnych wątpliwości w przypadku jakiejkolwiek kontroli. Drugi największy powód, dlaczego firmy decydują się na outsourcing, to jest dostarczanie rozwiązań, które są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, które są sprawdzone, zaopiniowane, a właściciel przedsiębiorstwa, czy ten zarząd może spokojnie spać.

Krzysztof CIESIELSKI:

Rozumiem. W takim razie wydaje się, że tutaj to są bardzo istotne powody, żeby zastanowić się, czy nie skorzystać z outsourcingu zewnętrznego. Natomiast jeśli mógłbyś w kilku zdaniach powiedzieć, jakie są kryteria wyboru firmy outsourcingowej? Czym się kierować, żeby takiego wyboru dokonać i jak to zrobić najlepiej?

Sebastian GOSCHORSKI:

Jeżeli mówimy o kryteriach, to jest ich dosyć sporo. Przedsiębiorca, która decyduje się na wybranie outsourcingu, który chciałaby skorzystać z takich usług, musi rozważyć sobie też dużo kwestii związanych z tym, z jakim podmiotem chce współpracować, pod wieloma względami. Pierwszą kwestią jest to, czy podmiot, który świadczy te usługi księgowe i kadrowo-płacowe ma taką możliwość, czy posiada odpowiednie zezwolenia, czy posiada odpowiednie certyfikaty. Tutaj niestety mamy taką sytuację, że ustawa deregulacyjna wprowadziła sytuację, że praktycznie każdy może takie biuro rachunkowe, biuro outsourcingowe otworzyć. Zatem samo sprawdzenie tych certyfikatów nie jest wystarczające.

Bardzo często osoby decydujące się na wybór biura rachunkowego zasięgają opinii, rekomendacji innych podmiotów, z którymi to biuro współpracuje. Myślę, że to jeden z najważniejszych powodów, o ile nie najważniejszy – rekomendacja zadowolonych klientów, firm, które korzystają z biura i są zadowolone z korzystania z usług outsourcingowych. Otrzymują bardzo fajną usługę, a z drugiej strony zyskują Partnera po drugiej stronie, który zawsze stara się pomóc.

Trzecim takim istotnym kryterium jest zakres oferowanych usług. Czyli osoby, które decydują się na outsourcing, bardzo często chcą, aby podmiot, który świadczy te usługi, miał dosyć szeroki wachlarz dodatkowych usług, które mogą się pojawić przy prowadzeniu ksiąg. Jest to doradztwo podatkowe. Czyli jeżeli pojawi się dosyć skomplikowany problem, pojawi się sytuacja, w której trzeba troszeczkę rzeczy sprawdzić, czy faktycznie są one robione zgodnie z przepisami prawa, czy też otrzymać informacje na temat wszelkiego typu nowych zmian, to jest ważne, żeby taki doradca podatkowy w ramach takiego podmiotu funkcjonował. Jest też szereg usług związanych z IT, czyli oprogramowaniem. Jak wiemy, idziemy cały czas w stronę dosyć mocnego zarządzania, gdzie wymagamy bardzo dużej ilości danych na potrzeby zarządu do ustalania strategii, do ustalania, analizowania tego, w jaki sposób działa przedsiębiorstwo. Tutaj jest istotne, żeby taki dział IT był, wspomógł przedsiębiorstwo w przygotowaniu raportów, np. poprzez taki moduł jak business inteligence, gdzie można wyprodukować bardzo fajne raporty mówiące nie tylko o tym, czy przedsiębiorstwo jest zyskowne, czy nie, ale też gdzie te zyski są generowane, a gdzie powstają koszty, być może koszty zupełnie niepotrzebne.

Osoby decydujące się na skorzystanie z usług outsourcingowych też często patrzą na wielkość biura rachunkowego, czy firmy outsourcingowej. Jest to istotne z tego punktu widzenia, że jeżeli księgowość danej firmy została przekazana do takiego biura i w pewnym momencie okaże się niestety, że osoba która prowadziła usługę z jakiegoś powodu z tego biura odchodzi lub bierze urlop taki czy inny, to czy będzie osoba która będzie w stanie to szybko przejąć. Przy dużych podmiotach takie zmiany następują bardzo szybko. Nie ma z tym jakiegoś większego problemu. Bardzo często pojawia się osoba, która już miała do czynienia z tą firmą i jest w stanie bardzo szybko te księgi przejąć i poprowadzić. To jest też bardzo ważne. Tutaj mamy taką sytuację, że jakby to się wydarzyło w firmie, w wewnętrznym dziale i odchodzi nam księgowy/a, to musimy zacząć poszukiwanie nowej osoby, która będzie nas wspierała. Często tak jest w naszej obecnej sytuacji gospodarczej, że takie poszukiwania mogą być dosyć długie. Tutaj dzięki temu, że mamy już przygotowane osoby w biurze rachunkowym, taka zmiana następuje bardzo szybko i jest absolutnie bezstresowa dla klienta.

Kolejną sprawą to wykorzystanie technologii. Bardzo dużo się mówi o automatyzacji procesów księgowych, o digitalizacji procesów księgowych. Jest to bardzo ważne, ponieważ pozwala to zaoszczędzić bardzo dużo czasu i przyspieszyć pewne procesy, które były bardzo czasochłonne. Przekazanie tych procesów do biura rachunkowego, do firmy outsourcingowej powoduje, że firmy wewnętrznie nie muszą się zastanawiać, w jaki sposób przeprowadzić taki proces, a de facto zlecają to podmiotowi zewnętrznemu. Firma outsourcingowa dokonuje takiej digitalizacji procesu, czyli pomaga. Jeżeli do tej pory faktury w przedsiębiorstwie krążyły w formie papierowej, to wprowadza rozwiązania on-line, czyli tzw. workflow, gdzie dokumenty krążą po właściwych osobach, wybierane są akceptacje np. do płatności faktur związanych z kosztami, gdzie następuje automatyzacja procesu opłacania tych faktur, gdzie też następuje automatyzacja procesu wystawiania faktur. Czyli tutaj jest duży plus, bo dzięki temu można pewne procesy nie tylko przyspieszyć, ale też wprowadzić zdecydowanie większą kontrolę nad nimi.

Biura rachunkowe też umożliwiają swoim klientom korzystanie z wszelkiego typu narzędzi do przeglądania, analizowania tego, jakie są wyniki tego podmiotu, jaka jest sytuacja ekonomiczna. Te narzędzia są udostępniane w sposób dosyć szybki, bo są to dosyć standardowe analizy i można z nich korzystać, więc tutaj ten aspekt technologiczny jest ważny. Z drugiej strony firmy też mają możliwość korzystania z najbardziej aktualnych wersji danego oprogramowania. Nie ma potrzeby szukania i kupowania licencji samemu. Biuro rachunkowe o to dba, żeby zawsze licencja była jak najbardziej aktualna.

Dodatkowo są takie pomniejsze rzeczy, związane z lokalizacją biura. Często klienci chcą się spotkać, porozmawiać i ocenić, jaka jest sytuacja firmy. Nawet jeśli nie odbywa się to w systemie miesięcznym, kwartalnym czy półrocznym, to nadal w dalszym ciągu chcą omawiać rzeczy, które dzieją się w ich przedsiębiorstwie. Oczekują też wszelkiego typu informacji zwrotnej, w jaki sposób pewne procesy, które u nich zachodzą, mogą być usprawnione, czy też ulepszone. Te kryteria są w domyśle najważniejsze, którymi podmioty i zarządy spółek się kierują.

Krzysztof CIESIELSKI:

W takim razie Sebastianie prośba o to żebyś mógł powiedzieć, jakie są zalety outsourcingu usług księgowych i kadrowo-płacowych.

Sebastian GOSCHORSKI:

Przede wszystkim mówimy tu o możliwości otrzymania szybkiej i konkretnej informacji o zmianach, które zachodzą w przepisach. To jest bardzo istotne. Firmy outsourcingowe starają się, jak tylko mogą, aby takie informacje dostarczyć. Czy te informacje są dostarczane w postaci maili, czyli tzw. Newsletterów, czy są dostarczane w postaci webinarów, które są organizowane dla klientów spółki, ale też porad telefonicznych, kiedy osoba opiekująca się firmą dzwoni i informuje, w jaki sposób zmieniły się przepisy, w jaki sposób dotykają tę konkretną firmę. To jest bardzo istotne, bo tych zmian, jak już wspominałem, jest bardzo dużo. Trzeba dbać o to, żeby informację o tych zmianach mieć i nie przeoczyć. Jeżeli nam coś niestety ucieknie, to koszty naprawiania naszych błędów mogą być znaczne. Tutaj klienci bardzo sobie cenią tę szybką informację o zmianach w przepisach.

Kolejna sprawa to jest poczucie bezpieczeństwa u klientów. Poczucie bezpieczeństwa wynikające z tego, że usługi, które są świadczone, są świadczone nie tylko w jednym konkretnym zakresie np. w księgowości, ale też usługi kadrowo-płacowe, podatkowe czy prawne. Tutaj klient ma możliwość korzystania w jednym miejscu z szerszego zakresu usług i tym samym jest w stanie bardzo szybko rozwiązać problemy, które ma. Nie musi poświęcać czasu, żeby znaleźć właściwe osoby. Nie musi poświęcać czasu, żeby sprawdzić preferencje, czy te firmy odpowiedzą na ich potrzeby, czy nie odpowiedzą. Tutaj wszystko ma w jednym miejscu. Czyli jeżeli firma zdecyduje się na korzystanie z większej firmy outsourcingowej, to ma tę pewność, że wszystko załatwi tak de facto w jednym miejscu.

No i w związku z tym mamy bardzo oczywisty element, czyli oszczędność czasu. To jest bardzo ważne dla podmiotów, ponieważ: nie musimy zarządzać swoim działem wewnętrznym, nie musimy zajmować się tymi ludźmi, nie musimy starać się, żeby była właściwa ilość osób obsługujących, żeby były one właściwie wyszkolone – to zostaje z nas zdjęte w momencie podpisania umowy outsourcingowej. Mamy też tę oszczędność czasu związaną z tym, że taka firma dostarczy informacje, które są dla nas najważniejsze. Nie musimy przeglądać wszelkiego typu zmian, które zachodzą w przepisach. Dostajemy konkretne informacje, które są potrzebne w prowadzeniu naszego biznesu.

Myślę, że takim najważniejszym, czwartym elementem jest to, że mamy tutaj oszczędność pieniędzy. Mimo wszystko zdecydowanie się na usługi outsourcingowe i przesunięcie tego wewnętrznego działu na zewnątrz (bądź korzystanie z usług outsourcingowych od początku) daje nam sporą oszczędność pieniędzy. To jest jednym z bardziej kluczowych powodów, dlaczego firmy w ogóle decydują się na podjęcie takich rozmów i podpisanie umowy.

Krzysztof CIESIELSKI:

OK. Wydaje się, że z perspektywy obsługi księgowej powiedzieliśmy bardzo dużo. Co można więcej powiedzieć na temat wartości dodanych, które może dostarczyć współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym w zakresie usług kadrowo-płacowych? Zakładam, że tutaj również jest mnóstwo płynących korzyści z takiej współpracy.

Sebastian GOSCHORSKI:

Jeżeli chodzi o usługi księgowe, to bardzo często outsourcowane są usługi kadrowo-płacowe. Jest to bardzo istotne. Tutaj też bardzo często mamy do czynienia ze zmianami w przepisach. Jest to oczywiście jeden z głównych powodów związanych z outsourcowaniem tych usług. Przede wszystkim zmiany, które zachodzą, są dosyć głębokie. Dosyć często się pojawiają. Trzeba bardzo je pilnować. Outsourcing usług kadrowo-płacowych zdarza się częściej niż outsourcing usług księgowych. To też między innymi z tego poczucia, że tutaj, jeżeli pojawią się jakiekolwiek błędy, nasi pracownicy bardzo szybko do nas przyjdą. Bardzo często zdarza się, nawet w mojej praktyce, że pracownicy są w stanie zakwestionować takie – ich zdaniem – błędy nawet w wysokości 10 czy 20 groszy. Obecnie jest bardzo dużo narzędzi internetowych, gdzie można sobie sprawdzić, ile powinna wynosić pensja netto, patrząc na pensję brutto. Te narzędzia są dosyć dobre. Dosyć wnikliwie śledzą przepisy, które zachodzą, dlatego pracownik bardzo szybko ma dużo wątpliwości, na które trzeba szybko odpowiedzieć. W związku z tym, taki outsourcing daje nam takie poczucie pewności, że wszystkie zmiany, które miały miejsce, zostały dobrze zaimplementowane. W przypadku, gdyby pojawiły się pytania ze strony pracownika, to jest osoba dobrze poinformowana i na bieżąco patrząca na to, co się dzieje na rynku, która jest w stanie na podstawie takich przepisów wyjaśnić, dlaczego dana osoba dostała takie, a nie inne wynagrodzenie.

No i tutaj poczucie bezpieczeństwa jest bardzo istotne, czyli pracodawca jest pewny, że w przypadku jakichś problemów, w przypadku jakichś wątpliwości pracownika, ma partnera. Jest to bardzo istotne szczególnie w firmach, które na przykład mają związki zawodowe, czy mają innego typu instytucje czy organizacje, które w pewien sposób wspierają pracownika. Często dochodzi do sporu, jeśli chodzi o interpretacje przepisów, które się pojawiają. Bardzo dobrze, jeżeli jest ktoś, kto jest w stanie te przepisy wyjaśnić zarówno pracodawcy, ale też takim instytucjom, jak związki zawodowe.

W związku z tym rodzi się jeszcze kwestia związana z oszczędnością czasu. Oszczędzamy sporo czasu, który musielibyśmy poświęcić, żeby analizować różnego typu rzeczy, które się zmieniają, żeby dokładnie tłumaczyć pracownikom, skąd i jaka pojawiła się kwota. Dodatkowo ta oszczędność czasu wynika też z tego, że takie firmy outsourcingowe są w stanie bardzo szybko i sprawnie zdigitalizować np. paski wypłat. Paski zamiast w formie papierowej, jak do tej pory, pojawiają się w formie elektronicznej, czyli np. pracownik otrzymuje raz w miesiącu taki pasek na swoją skrzynkę mailową albo jest w stanie zalogować się do systemu i go pobrać. Dodatkowo firmy oferują rozwiązania, gdzie można poprzez portal on-line wypisać wniosek urlopowy, czy też rozliczyć delegację. To są bardzo istotne kwestie, ponieważ to ściąga z pracowników administracyjnych bardzo dużo rzeczy, które musieliby wykonać, które de facto są powtarzalne. W dosyć prosty sposób można je zautomatyzować. Tym samym pojawia się oszczędność pieniędzy. Dzięki temu, że oszczędzamy godziny, szczególnie godziny osób administracyjnych, czy też osób zarządzających przedsiębiorstwem.

Krzysztof CIESIELSKI:

OK. Czyli można powiedzieć krótko, że mamy bardzo dużo korzyści. Mamy przede wszystkim oszczędność czasu. Mamy oszczędność pieniędzy, korzystając z takich usług zewnętrznych. Mamy też usprawnione procesy, jeśli chodzi o zarządzanie przepływem dokumentacji księgowej, czy kadrowo-płacowej. To jest fajne, to są wszystko świetne zalety, ale wydaje się, że nie wszystko jednak w życiu jest czarno-białe. Raczej są to barwy szare. Zakładam, że również jakieś wady z tytułu takich usług się pojawiają. Korzystanie z nich jest również obarczone jakąś gorszą stroną. Sebastian, kilka słów na temat wad. Jeśli jakieś są, to jakie one są?

Sebastian GOSCHORSKI:

Oczywiście wady jak najbardziej występują. Tych wad nie jest może tak bardzo dużo, natomiast są one często istotne dla firm. Myślę, że jest to kwestia przede wszystkich tego, że firmy często czują się, że związały się wyłącznie z jedną firmą, no i w związku z tym tak naprawdę polegają wyłącznie na jednej firmie outsourcingowej. Może lepiej by było jednak mieć swój wewnętrzny dział, który chodzi na szkolenia organizowane przez różnego typu podmioty? W związku z tym ta wiedza jest z kilku źródeł. Tu myślę, że to jest bardzo ważne, by jasno zdać sobie sprawę, że wybierając firmę outsourcingową tak de facto nie skazujemy się na pracę z wyłącznie jednym podmiotem. Jak najbardziej możemy w dalszym ciągu korzystać z różnego typu szkoleń, czy też porad innych firm, jeśli czujemy, że jest taka potrzeba albo czujemy, że potrzebujemy większą wiedzę w szerszym zakresie z innego podmiotu. Oczywiście korzystanie z firmy outsourcingowej nie zwalnia tak zupełnie osoby zarządzającej firmą, czy też osoby zajmującej się administracją, z posiadania bieżącej wiedzy, jeżeli chodzi o usługi księgowe, czy też usługi kadrowo-płacowe. Takie osoby chociaż w minimalnym stopniu powinny taką wiedzę mieć, żeby wiedziały, o co można zapytać. Taki powód się często pojawia.

Druga sprawa jest taka, że to co często my w outsourcingu widzimy jako swoistego rodzaju zaletę, często firmy spostrzegają jako ryzyko. To znaczy, że bardzo często podmioty obsługiwane są przez ograniczony skład osobowy. Czyli jest jedna czy dwie osoby zajmujące się księgowością, jedna czy dwie osoby zajmują się kadrami i płacami. Tutaj jest tak, że większe firmy outsourcingowe stosują swojego rodzaju rotację, czyli starają się tych pracowników od czasu do czasu zmienić, tak żeby było możliwe inne spojrzenie na dany problem. Czyli jeżeli od dwóch-trzech lat wszystko jest prowadzone przez jedną osobę, to dobrze jest wprowadzić kolejną, która spojrzy i powie np. wszystko jest super lub można coś zmienić. W dużych firmach coś takiego jest. To jest swego rodzaju rotacja albo też nazwijmy to kontrolą wewnętrzną, kiedy patrzy się jak rzeczy są robione i czy faktycznie wszystko jest robione w najlepszy możliwy sposób. Inna sprawa jest taka, że w polskich firmach, a szczególnie w firmach rodzinnych, właściciel bardzo często chce kontrolować wszystko, co się dzieje w firmie. Chce mieć pełen obraz, nawet takiego mikrozarządzania, dokładnie co się w jego firmie dzieje. Tutaj, przechodząc do firmy outsourcingowej, tak de facto nie jesteśmy w stanie wszystkiego skontrolować. Otrzymujemy konkretną usługę, otrzymujemy konkretne informacje, o które poprosiliśmy, ale procesu nie kontrolujemy. Jest to często taki trochę problem związany ze sposobem zarządzania przez osobę prowadzącą tę firmę. To jest istotne.

Są też pomniejsze rzeczy, które warto przeanalizować, które klienci wskazują jako swego rodzaju wadę. Temat do dyskusji to kwestia, na ile firma outsourcingowa jest w stanie poznać firmę, na ile jest w stanie posiadać specyficzną wiedzę na temat tej firmy. Czy faktycznie wiedza, którą posiada, jest wystarczająca do sprawnej obsługi. Tutaj powiem, że jeżeli dobrze jest ułożony zespół, który obsługuje taką firmę, to jak najbardziej taka wiedza jest.

To jest dłuższy czas reakcji. Tutaj jest też taka sytuacja, że to też najbardziej przeszkadza mniejszym firmom lub firmom, które do tej pory wszystko miały w ramach swoich struktur – to jest dłuższy czas reakcji. Jeśli do tej pory Prezes mógł iść do działu kadrowo-płacowego, czy księgowego, mówiąc „potrzebuję to, to i to”, to było wiadomo, że wszyscy rzucą wszystko i tę informację dostarczą w ciągu 5 minut, tak żeby Prezes czuł, że faktycznie tam wszystko działa super i dostaje szybką informację. Natomiast w przypadku biura rachunkowego trzeba się liczyć z tym, że jeżeli zostanie wysłana informacja, to chwilę dłużej zajmie otrzymanie informacji zwrotnej. To wynika też z faktu, że firmy, które tej informacji udzielają, biorą na siebie ryzyko. Muszą być pewne i muszą te informacje sprawdzić. Założenie jest takie, że lepiej, żeby Klient poczekał, ale dostał dobrą informację, niż wyślemy mu informację, która jest niekompletna bądź miałaby wprowadzić go w błąd.

No i taka ostatnia rzecz, która ostatnio jest bardzo popularna, to kwestia ryzyka utraty danych. Tutaj klienci bardzo często się pytają, w jaki sposób te dane są zabezpieczane. Czy faktycznie organizacja, która prowadzi nasze usługi księgowe, czy kadrowo-płacowe dba o ryzyko danych. Mamy oczywiście ustawy, które mówią nam o RODO, w jaki sposób trzeba dbać o informację które przetwarzamy. Natomiast jest tutaj kwestia cyberbezpieczeństwa, na ile organizacja jest przygotowana na wszelkiego typu ataki, na ile dane są zabezpieczane przez wypłynięciem. Pamiętajmy, że o ile informacje księgowe są bardzo ważne i musimy o nie dbać, to informacje kadrowo-płacowe są nawet jeszcze bardziej wrażliwe. Gdyby okazało się, że takie informacje wypłyną i jeżeli nagle wszyscy pracownicy dowiedzą się w danej firmie, kto ile zarabia, no to niestety to może spowodować spore problemy. U nas w Polsce nie ma kultury dzielenia się informacjami, jakie są widełki płacowe. Tutaj jest ważne, by odpowiednio to sobie zabezpieczyć. Potencjalni klienci dopytują się, w jaki sposób to jest zabezpieczone.

Tak na koniec powiem, że z mojego doświadczenia jest bardzo spora grupa ludzi – co najmniej jedna trzecia – która jakichś szczególnych wad nie widzi w rozwiązaniach outsourcingowych. Jest w pełni zdecydowana, żeby z tego skorzystać. Zdaje sobie sprawę, że o ile organizacja jest trochę większa, to jest w stanie zadbać o bezpieczeństwo wszelkiego typu danych przetwarzanych.

Krzysztof CIESIELSKI:

Słuchając Twojej wypowiedzi, tak to też widzę. Mimo wszystko wady, które klienci potrafią wskazywać, raczej na koniec dnia firmy outsourcingowe potrafią przekuć w korzyści, które płyną z tej współpracy. Chociażby to co powiedziałeś, gdzie dłuższy czas oczekiwania na odpowiedź dla spółki może być wadą, bo musi chwilę poczekać, ale można byłoby powiedzieć, że jednak jest to dla niej korzyść, bo może dłużej czeka, ale za to dostaje odpowiedź konkretną, zweryfikowaną i zgodną ze stanem prawnym, aktualnym. Można powiedzieć, że te wady występują. Super, że podzieliłeś się tym bardzo otwarcie. Zatem mamy wady i mamy zalety. Tych ostatnich występuje o wiele więcej. Chyba jednak warto korzystać z outsourcingu usług księgowych, czy kadrowo-płacowych.

Sebastianie, a gdybyś mógł powiedzieć, jeśli chodzi o outsourcing usług księgowych, czy kadrowo-płacowych, co można tak naprawdę outsourcować? Czy to są wszystkie procesy, które zachodzą w przedsiębiorstwie, czy można to jakoś fragmentami zrobić? Coś więcej na ten temat.

Sebastian GOSCHORSKI:

Oczywiście, mamy taką kompleksową usługę księgową, gdzie firma outsourcingowa przejmuje w pełni prowadzenie ksiąg rachunkowych. To jest najczęstsza forma, aczkolwiek czasem zdarza się tak, że firma chce mieć swój dział księgowy, który nie do końca może jest działem księgowym, ale pełni funkcję administracyjną związaną np. z obiegiem dokumentów. Bądź jest to dział, który tak de facto wprowadza faktury do systemu księgowego, zakupowe, czy sprzedażowe.

Firmy outsourcingowe są w stanie zaproponować wsparcie wewnętrznej księgowości, czyli w zależności od potrzeb wspieramy pewne elementy, bądź też pomagamy w ich weryfikacji, np. w sprawdzeniu, czy deklaracja JPK jest dobrze przygotowana. Wtedy jak najbardziej jesteśmy gotowi pomóc. Zdarza się, że wewnętrzne działy księgowe nie zawsze są zainteresowane przygotowaniem sprawozdania finansowego. Wynika to z różnych względów. Brak osób, które by posiadały takie kompetencje lub zdarza się, że danej osoby po prostu w tym roku z takiego lub innego powodu zabrakło. A może osoby, które tam pracują, nie są w stanie na bieżąco być z przepisami i jednak by chciały, żeby ktoś przygotował to sprawozdanie za nich. Tutaj też takie usługi są świadczone przez firmy outsourcingowe, czyli pomoc przy sporządzaniu sprawozdań finansowych.

Dodatkowo mamy coś takiego jak przegląd poprawności dokonanych rozliczeń. To ma wiele form. Może dotyczyć podatków, może dotyczyć księgowości, a może kadr i płac. Zazwyczaj ma to miejsce, jeśli w nowej firmie pojawia się nowa osoba. Najczęściej jest to dyrektor finansowy, który bardzo chciałby wiedzieć, w jakim stanie zastał firmę, czy wszystko było dobrze poprowadzone, czy może spokojnie spać. I związku z tym taka zewnętrzna firma przychodzi i sprawdza wszelkiego typu dokumenty, które w firmie są i wydaje opinię – czy księgowo, podatkowo, czy też kadrowo-płacowo jest wszystko dobrze zrobione. Z takich usług bardzo często korzystają firmy i dyrektorzy finansowi. Daje im to takie poczucie, że są w organizacji, w której wszystko jest dobrze zrobione.

Dodatkowo wyoutsourcowuje się też takie rzeczy, z jakich nie korzysta się zbyt często, bo wymagają np. wsparcia rzeczoznawców, biegłych bądź też audytorów, którzy przyjdą i pomogą w ułożeniu procesów, czy we wdrożeniu. Często zdarza się np. wdrożenie międzynarodowych standardów rachunkowości. No i tutaj potrzeba eksperckiej wiedzy np. audytora, który się na tym zna, który przyjdzie do organizacji, powie w jaki sposób to zrobić, przygotuje wszelkiego typu dokumentację i pomoże przerobić sprawozdania. Tutaj są potrzebne bardzo wyspecjalizowane osoby, więc ciężko o taką osobę w organizacji. W związku z tym korzysta się wtedy z usług zewnętrznych.

Jeżeli chodzi o kadry i płace to zakres jest bardzo szeroki. Outsourcing może dotyczyć usług kadrowo-płacowych, czyli w całości jest to przekazywane do podmiotu zewnętrznego, który dba o wszystko. Dba o teczki osobowe, o bieżącą rejestrację, o prowadzenie kartoteki urlopów pracowniczych, o sporządzenie deklaracji np. do PFRON-u. Zdarzają się też sytuacje, kiedy firmy korzystają wyłącznie z pomocy przy rozliczaniu płac, podczas gdy te wszystkie elementy kadrowe są prowadzone wewnętrznie przez organizację. Natomiast usługi płacowe są wyrzucone i zewnętrzna firma rozlicza je przy użyciu wyspecjalizowanego oprogramowania i dostarcza informacji, w jakiej wysokości powinny być wypłacone płace. Jest to też bardzo popularne rozwiązanie.

Jeżeli chodzi o usługi outsourcingowe jest to dosyć szeroki wachlarz usług w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa. Czym większa organizacja świadcząca outsourcing, tym więcej jest w stanie rzeczy pomóc bądź na bieżąco wesprzeć organizację. Bardzo często osobiście spotykam się z takim, nazwijmy to, pogotowiem księgowo, czy kadrowo-płacowym. Dotyczy to sytuacji, kiedy w organizacji jest jedna księgowa, czy nawet dwie, ale okazuje się, że jedna z tych osób musi skorzystać z długoterminowego L4 albo też przechodzi na urlop macierzyński i w związku z tym potrzebne jest, żeby w organizacji dana funkcja została zastąpiona. Niekoniecznie musi to być na kilka lat. Czasami jest to kilka miesięcy. Takie usługi też są bardzo popularne. Często się z nimi spotykam.

Bardzo często jest tak, że organizacja kogoś potrzebuje na chwilę np. potrzebuje na krótką chwilę kogoś na czas procesu rekrutacyjnego, gdy szuka osoby. Niektóry procesy rekrutacyjne są dosyć długie. Trwają minimum od 3 do 6 miesięcy, a przez te 3 czy 6 miesięcy jednak te rzeczy związane z księgowością czy z kadrami i płacami muszą być prowadzone. Także bardzo szeroki wachlarz.

Myślę, że jeżeli jest jakaś kwestia do omówienia, to zawsze warto do takiej firmy się zwrócić, chwilę porozmawiać i wspólnie znaleźć rozwiązanie.

Krzysztof CIESIELSKI:

OK. Szanowni Państwo, dzisiaj rozmawialiśmy na temat outsourcingu usług księgowych oraz outsourcingu usług kadrowo-płacowych. Myślę, że wyczerpaliśmy temat, na ile, że tak powiem, się to dało zrobić. Zachęcamy do kontaktu. Zachęcamy do odwiedzenia naszej strony internetowej www.rsmpoland.pl. Zachęcamy również do wysłuchania kolejnych odcinków naszego podcastu, a tymczasem żegnamy się i do usłyszenia!