Odejście z firmy głównej księgowej – jak zadbać o bieżące procesy księgowe?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Jakie możliwości ma firma po odejściu głównej księgowej?
• Co zyskujesz, podpisując z nami umowę o zastępstwo personelu księgowego?
• Dlaczego usługa zastępstwa księgowego zapewnia ciągłość procesów księgowych?

Nie ma przedsiębiorstwa, w którym główna księgowa nie pełniłaby bardzo ważnej roli. Osoba na tym stanowisku jest bowiem odpowiedzialna za niezwykle istotne kwestie – począwszy od nadzoru wszystkich procesów księgowych, poprzez zarządzanie zespołem operacyjnie prowadzącym księgi rachunkowe, kończąc na dbałości o poprawność rozliczeń podatkowych i wszelkiego rodzaju sprawozdawczość. Często o powodzeniu firmy decyduje właśnie jakość działań prowadzonych przez główną księgową – bez tego niejedno przedsiębiorstwo nie byłoby w stanie w ogóle funkcjonować, nie mówiąc już o odnoszeniu przez nie sukcesów czy spektakularnych wyników.

Dodając do tego stale zmieniające się przepisy prawa (i częste problemy z ich jednoznaczną interpretacją), zmienność kwestii podatkowych, złożoność procesów księgowych oraz stale rosnący poziom skomplikowania dokonywanych transakcji można uznać, że niespodziewanie odejście główniej księgowej z firmy brzmi bez mała jak "koniec świata". W obliczu takiej zmiany organizacja staje przed bardzo trudnym zadaniem – jak zastąpić głównego księgowego i realizować jego obowiązki? Jak sobie poradzić z dalszym prowadzeniem firmy bez tak kluczowej osoby? Choć może się wydawać, że bez głównego księgowego jest to niemożliwe, można wyjść z tej sytuacji obronną ręką.

Odejście z firmy głównej księgowej – jakie możliwości ma firma?

Choroba, chęć odpoczynku lub przebranżowienia, urlop macierzyński lub wychowawczy – powodów odejścia z pracy lub długotrwałej przerwy jest wiele. Główna księgowa, jak każdy inny pracownik, może zaskoczyć pracodawcę chęcią nagłej rezygnacji, może zechcieć zmienić pracę na zupełnie inną lub potrzebować dłuższej przerwy. Warto zatem być przygotowanym na taką ewentualność i wiedzieć, jakie istnieją możliwości poradzenia sobie w tak trudnej dla organizacji sytuacji.

Pracodawca ma tak możliwość podjęcia jednej z dwóch decyzji kierunkowych – oba rozwiązania omawiamy poniżej.

1. Natychmiastowe wszczęcie procesu rekrutacji i zatrudnienie nowego pracownika

Rozwiązanie to nie jest ani tanie, ani łatwe, do tego zwykle czasochłonne, ponieważ znalezienie odpowiedniego pracownika na stanowisko głównego księgowego, który spełnia określone oczekiwania i posiada wysokospecjalistyczne kompetencje w danej branży często jest nie lada wyzwaniem. Wydłużony czas poszukiwań najlepszego kandydata to dla firmy okres sporej niestabilności procesów księgowych (oraz nierzadko obniżenia ich jakości), a co za tym idzie, dużego zamieszania i niepokoju u pozostałych pracowników, mogących obawiać się negatywnych skutków braku w firmie głównej księgowej. Część z nich z powodu nieobecności tak kluczowej osoby może zacząć również myśleć o zmianie miejsca pracy. Część po prostu odchodzi.

2. Zastępstwo głównego księgowego (nadzór księgowy)

To nic innego, jak skorzystanie z wiedzy doświadczonego partnera, świadczącego usługi nadzoru księgowego, umożliwiając tym samym firmie utrzymanie ciągłości procesów księgowych pod nieobecność głównej księgowej bez wpływu na ich jakość oraz terminowość. Usługę taką, jak outsourcing księgowości świadczy z reguły zespół osób, wyspecjalizowanych w realizacji różnego rodzaju zadań z obszaru finansów, zależnych od aktualnych potrzeb klientów – nie inaczej jest w naszym przypadku, gdy realizujemy nadzór księgowy.

Jako międzynarodowa firma doradcza, RSM Poland świadczy swoim Klientom kompleksowe usługi księgowe, dostarczając najlepsze z możliwych rozwiązań. Bazując na wieloletnim doświadczeniu we współpracy z firmami z różnych kultur i obszarów, oferujemy pełne wsparcie w zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa lub realizację wybranych procesów, charakteryzując się elastycznym podejściem. W ramach współpracy nasi specjaliści mogą zaoferować ogromną wiedzę i szybkie zapewnienie nadzoru finansowego przedsiębiorstwu pod nieobecność głównej księgowej w Państwa przedsiębiorstwie. W ramach oferowanej przez nas usługi nadzoru księgowego przejmujemy zakres zadań (całości lub części) oraz odpowiedzialności głównego księgowego. Celem takiego działania; jest to, aby firma nie odczuła boleśnie braku ważnego pracownika. 

Zastępstwo personelu księgowego od RSM Poland – co zyskujesz, podpisując umowę?

W ramach współpracy, na czas nieobecności głównego księgowego, możemy wykonać dla Ciebie cały szereg czynności niezbędnych do prawidłowego przebiegu procesów finansowo-księgowych w Twojej firmie. Zaraz po identyfikacji obszarów księgowych, które wymagają analizy podatkowej oraz ewentualnych nieprawidłowości, przekażemy niezbędne dane finansowe i inne dokumenty doradcy podatkowemu, by następnie – adekwatnie do istniejących potrzeb – zająć się:

• nadzorem nad wszystkimi procesami księgowymi i ich optymalizacją na czas zastępstwa;
• weryfikacją ksiąg rachunkowych;
• wsparciem merytorycznym dla Twojej księgowości wewnętrznej;
• sporządzeniem (bądź weryfikacją) deklaracji i zeznań podatkowych;
• przygotowaniem (lub weryfikacją) sprawozdań finansowych;
• wsparciem w trakcie audytu finansowego, podatkowego oraz kontroli skarbowych.

Nie musisz się martwić, że nieobecność kluczowego pracownika zrujnuje Twój biznes i księgowość – zorganizujemy dla Ciebie najlepsze zastępstwo księgowe, a dzięki naszemu wsparciu będziesz mógł skoncentrować się na rozwijaniu działalności nawet bez tego brakującego ogniwa, świadcząc dotychczasowe usługi na tym samym (lub lepszym) poziomie i bez problemu wykonywać dotychczasowe obowiązki.

Identyfikacja nieefektywności procesów księgowych kluczem do sukcesu

Doświadczenie i wieloletnia praktyka naszych ekspertów pozwala na skuteczną identyfikację bieżących problemów w procesie księgowym Twojej firmy. Korzystając z naszego wsparcia na czas zastępstwa, otrzymasz wskazówki, które obszary wymagają poprawy oraz gotowe rozwiązania, które za Twoją zgodą wprowadzimy w życie, dbając przy tym o zachowanie wszelkich zasad należytej staranności. Będziemy skutecznym wsparciem Twoich działań pod nieobecność głównej księgowej, umożliwiając Ci dalsze, efektywne prowadzenie działań biznesowych.

Nasza wieloletnia obecność na rynku usług profesjonalnych gwarantuje znajomość wszelkich aspektów finansowo-księgowych, a elastyczne i indywidualne podejście – owocną i pełną zaufania współpracę podczas pełnienia zastępstwa na określony czas.

Zastępstwo księgowe receptą na utrzymanie ciągłości procesów księgowych

Z naszych obserwacji wynika, że nowoczesne przedsiębiorstwa coraz częściej (i chętniej) przekazują prowadzenie księgowości zewnętrznym, wykwalifikowanym firmom, skupiając się na swoich podstawowych celach biznesowych. Sytuacja, w której nagle zabraknie głównej księgowej nie jest może częsta, aczkolwiek zdarza się i może zdarzyć w każdej firmie. Aby nie stresować się wówczas, jak potoczą się dalej losy księgowe przedsiębiorstwa, warto przemyśleć, czy outsourcing księgowy nie jest tym, co pomogłoby w rozwiązaniu tego problemu. Podjęcie przemyślanych działań to kluczowa sprawa.

Nasze success stories pokazują, że taki typ współpracy nie tylko pozwala uzyskać wartość dodaną dla Klienta, ale także ma wiele innych zalet. 

Jedną z nich jest bez wątpienia elastyczność i możliwość dostosowania tego typu rozwiązań do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Klient może kontynuować współpracę po powrocie głównej księgowej lub po zatrudnieniu nowej, ale nie musi – decyzja należy do niego. Decydując się na jej kontynuację, zyskuje od naszych ekspertów ogromne wsparcie dla powracającej lub całkowicie nowej pracownicy w postaci czasu na jej spokojne wdrożenie w dawne lub nowe obowiązki głównego księgowego, podczas gdy nasi eksperci dbają o ład i porządek toczących się procesów księgowych tak samo, jak wówczas, gdy kierownik działu księgowego był nieobecny.

Skorzystaj z doświadczenia ekspertów z zakresu outsourcingu księgowości

Jeśli Twoja główna księgowa musiała z jakichś względów wziąć dłuższy urlop lub jest zmuszona na jakiś czas zawiesić swoją działalność, zdecydowanie rekomendujemy skorzystanie z wiedzy i doświadczenia rzetelnych pracowników naszego biura rachunkowego, którzy umożliwią utrzymanie ciągłości procesów księgowych na dotychczasowym poziomie, bez jakiegokolwiek finansowego uszczerbku dla Twojej firmy i efektywne prowadzenie biznesu. 

Zachęcamy do kontaktu – z pewnością pomożemy i znajdziemy odpowiednie rozwiązanie. Nasi eksperci są do Państwa dyspozycji.