Praca za granicą a składki na ubezpieczenie społeczne

Z artykułu dowiesz się:

• Jak oddelegowanie pracownika do innego kraju wpływa na kwestie ubezpieczenia społecznego?
• W jakiej sytuacji miejsce siedziby pracodawcy ma wpływ na sposób opłacania składek na ubezpieczenie pracownika?
• Do czego służy zaświadczenie A1?

Państwa członkowskie Unii Europejskiej, w celu ułatwienia podatnikom działalności za granicą, wprowadziły do systemu prawnego przepisy koordynujące systemy zabezpieczenia społecznego. Regulacje te przede wszystkim wskazują, jak ustalić państwo, w którym pracownik powinien opłacać składki na ubezpieczenia społeczne. Planując oddelegowanie pracownika do kraju UE warto więc zapoznać się z podstawowymi zasadami obowiązującymi w tym zakresie. 

Zasady koordynujące systemy zabezpieczenia społecznego są wspólne dla wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego, jak również Szwajcarii – dalej ujętych zbiorczo jako „państwa członkowskie”. Co istotne, poszczególne regulacje w zakresie funkcjonowania krajowych systemów zabezpieczenia społecznego regulowane są indywidualnie przez każde z państw.

Zgodnie z zasadą ogólną, ubezpieczeniom społecznym podlega się w państwie wykonywania pracy. Wyjątek stanowią składki ubezpieczeniowe pracowników wykonujących pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim oraz pracowników delegowanych. Jeśli dana osoba wykonuje pracę w kilku państwach jednocześnie, to może podlegać ubezpieczeniom społecznym tylko w jednym z tych państw.

Jakim ubezpieczeniom podlegają pracownicy wykonujący pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej?

W przypadku pracowników wykonujących pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej, dla właściwego wskazania kraju, w którym dana osoba będzie podlegała ubezpieczeniom społecznym, kluczowe znaczenie ma miejsca zamieszkania pracownika lub adres siedziby jego pracodawcy. 

Osoba, która normalnie wykonuje pracę w kilku państwach członkowskich, podlega ustawodawstwu państwa, w którym ma miejsce zamieszkania – pod warunkiem, że wykonuje w tym kraju znaczną część pracy (co najmniej 1/4 pracy). W takim przypadku, niezależnie od pozostałych okoliczności, pracownik będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym w państwie miejsca zamieszkania.

Jeżeli pracownik nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim stanowiącym miejsce jego zamieszkania, to podlega, co do zasady, ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba jego pracodawcy. 

Reguła zezwalająca na wykorzystanie miejsca siedziby pracodawcy może zostać jednak ograniczona – w szczególności, gdy dana osoba jest zatrudniona przez co najmniej dwóch pracodawców, którzy mają siedziby w różnych państwach członkowskich, wśród których nie ma w dodatku państwa stanowiącego miejsce zamieszkania pracownika. W takiej sytuacji pracownik podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, które jest miejscem jego zamieszkania.

Kiedy pracownicy delegowani podlegają zagranicznemu ubezpieczeniu społecznemu?

Zasada podlegania ubezpieczeniom w państwie wykonywania pracy zostaje ograniczona także w przypadku pracowników czasowo oddelegowanych do innego państwa członkowskiego, wysłanych tam do wykonywania pracy w imieniu danego pracodawcy.

Zgodnie z regulacją unijną, pracownicy delegowani nadal podlegają ustawodawstwu państwa wysyłającego (państwa zatrudnienia) – jednak pod warunkiem, że:

• przewidywany czas ich pracy za granicą z tytułu oddelegowania nie przekroczy 24 miesięcy oraz
• dany pracownik nie będzie wysyłany za granicę w celu zastąpienia innej, delegowanej wcześniej, osoby.

Okres podlegania ustawodawstwu państwa wysyłającego może zostać przedłużony powyżej 24 miesięcy pod warunkiem zawarcia w tym zakresie odpowiedniego porozumienia przez instytucje ubezpieczeniowe państwa wysyłającego i państwa przyjmującego (państwa wykonywania pracy).

Do czego służy zaświadczenie A1?

Kluczowym dokumentem potwierdzającym podleganie danej osoby ubezpieczeniom społecznym w określonym państwie członkowskim jest zaświadczenie A1. Dokument ten osoby ubezpieczone uzyskują w odpowiedniej instytucji ubezpieczeniowej państwa delegującego (w przypadku oddelegowania pracownika) lub państwa miejsca zamieszkania (w przypadku osób wykonujących pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim).

Niestety, w praktyce kwestia zaświadczeń A1 wydawanych przez polski Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie jest ani prosta, ani jednoznaczna. Więcej o wątpliwościach związanych z zaświadczeniami A1 pisaliśmy już tutaj.

Właściwe rozliczanie ubezpieczeń społecznych w przypadku pracy za granicą bywa problematyczne

Obowiązki w zakresie opłacania ubezpieczeń społecznych (oraz identyfikacji państwa podlegania ubezpieczeniom społecznym) mogą okazać się skomplikowane i wymagające, zaś jakikolwiek błąd lub niedopatrzenie w tym zakresie może skutkować dotkliwymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi – zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Z tego też względu zachęcamy do kontaktu w celu uzyskania spersonalizowanego i profesjonalnego wsparcia naszych doradców.