Zaświadczenie A1 i wątpliwości z nim związane

Przedsiębiorcy z obszaru niemieckojęzycznego coraz częściej kierują do nas pytania dotyczące możliwości uzyskania dla swoich pracowników zaświadczeń A1. Przypomnijmy, że zaświadczenie A1 wydawane jest w celu potwierdzenia, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Zaświadczenie to ma zatem istotne znaczenie dla wszystkich, którzy ze względu na obowiązki zawodowe przemieszczają się na obszarze Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, a więc np. dla pracowników delegowanych do pracy za granicą.

Zaświadczenie A1 – kiedy i w jakim celu?

Zaświadczenia A1 wydawane są z uwzględnieniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (zwanego dalej również: Rozporządzenie WE) nr 883/2004), jak również przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (zwanego dalej również: Rozporządzenie wykonawcze (WE) nr 987/2009). W Polsce wydawanie zaświadczeń A1 leży w kompetencji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który weryfikuje, czy w konkretnym przypadku dana osoba będzie podlegała polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Dotyczy to zarówno obywateli polskich, realizujących swoją aktywność zawodową poza granicami kraju, jak również obywateli innych państw, którzy wykonują obowiązki zawodowe właśnie na terytorium Polski.

Jako że w ostatnich latach coraz więcej osób podróżuje w celach zarobkowych lub wykonuje swoje obowiązki zawodowe poza granicami ojczyzny (co gwarantuje m.in. ustanowiona w Traktatach Unii Europejskiej swoboda przepływu osób) – zaświadczenie A1 zyskuje na znaczeniu. Przyczyniła się również do tego fala kontroli, która spadła na przedsiębiorców w szczególności z Francji, Austrii oraz Szwajcarii.

Jak uzyskać zaświadczenie A1?

W praktyce kwestia zaświadczeń A1, wydawanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, nie jest ani prosta, ani jednoznaczna.

Wyobraźmy sobie następujący przypadek: spółka X z siedzibą w Niemczech oczekuje, że zaświadczenie A1 wydane zostanie np. dla jej pracownika (polskiego obywatela, mającego swoje miejsce zamieszkania w Polsce), który swoje obowiązki pracownicze wykonuje co do zasady na terytorium Polski, a jedynie okazjonalnie, w ramach krótkich podróży służbowych, przemieszcza się do innych krajów Unii Europejskiej. Okazuje się, że przy takim stanie faktycznym zaświadczenie A1 nie jest w ogóle wydawane (co jednak nie oznacza z góry, że dana osoba nie będzie podlegała polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych).

Wynika to z przepisów Rozporządzenia (WE) nr 883/2004 oraz Rozporządzenia wykonawczego (WE) nr 987/2009, które przewidują, że w przypadku osób wykonujących pracę najemną, zaświadczenie A1 co do zasady wydawane jest w następujących przypadkach:

• delegowanie pracownika do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu pracodawcy pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana by zastąpić inną delegowaną osobę;
• normalne wykonywanie pracy najemnej przez pracownika w dwóch lub więcej państwach członkowskich.

Normalne wykonywanie pracy najemnej a delegowanie i podróż służbowa

Warto tutaj zaznaczyć, że dla oceny, czy mamy do czynienia z przypadkiem nr 2, tj. „normalnym wykonywaniem pracy najemnej przez pracownika w dwóch lub więcej państwach członkowskich”, nie uwzględnia się pracy o charakterze marginalnym. Jak wskazał w swoich wyjaśnieniach Zakład Ubezpieczeń Społecznych, „za pracę o charakterze marginalnym uznaje się zatrudnienie, w ramach którego wymiar wykonywanej pracy, zakres obowiązków (charakter wykonywanej pracy) oraz osiągane wynagrodzenie ma znikomą wartość w porównaniu z równolegle wykonywaną pracą najemną. Jeśli stwierdzimy, że w danym państwie wykonywana jest praca marginalna, to osoba będzie objęta systemem innego państwa członkowskiego niż ten, w którym praca marginalna ma miejsce. Państwo, w którym ustalono, że praca ma charakter marginalny, nie jest brane pod uwagę podczas ustalania ustawodawstwa, tak jak gdyby praca w ogóle nie była w nim wykonywana.”[1]

Również w odniesieniu do sytuacji nr 1 mogą pojawić się wątpliwości, ponieważ nie każda podróż pracownika w celu wykonywania obowiązków pracowniczych stanowi delegowanie w rozumieniu ww. Rozporządzenia (przy incydentalnych i krótkotrwałych wyjazdach mamy raczej do czynienia z podróżami służbowymi, o których mowa w art. 77(5) polskiego Kodeksu pracy). W przypadku podróży służbowych Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie ma podstaw do wydania zaświadczenia A1.

Gdyby takie zaświadczenie z różnych względów zostało jednak wydane dla pracownika odbywającego podróż służbową – może to spowodować negatywne konsekwencje w zakresie rozliczania wynagrodzenia (diet), wypłacanego z tytułu podróży służbowych. 

Dla przykładu Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 stycznia 2015 r. (sygn. akt II UK 205/13) stwierdził, że poświadczenie przez ZUS stosowania polskiego systemu ubezpieczeń społecznych na formularzu E-101 (aktualnie zaświadczenie A1) wyklucza możliwość stwierdzenia, że pracownik, którego dotyczy to zaświadczenie, przebywa w zagranicznej podróży służbowej. W konsekwencji dodatkowe wynagrodzenie wypłacane z tytułu pracy za granicą nie będzie korzystało z preferencji przewidzianych dla diet z tytułu podróży służbowych (tzn. kwoty te będą stanowiły podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne).

Konsekwencje dla pracodawców kierujących pracowników do pracy za granicą

Co to wszystko oznacza dla pracodawców? Otóż pracodawcy, którzy kierują swoich pracowników do pracy za granicę, powinni prawidłowo ustalić kategorię prawną, w ramach której dana aktywność zawodowa będzie realizowana. Dotyczy to zarówno polskich przedsiębiorców, delegujących pracowników za granicę, jak i podmiotów z siedzibą w innym kraju, którzy kierują osoby przez siebie zatrudnione do pracy na terenie Polski. Obowiązek podatkowy oraz obowiązek w zakresie odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne będzie się bowiem różnił w przypadku dodatkowego wynagrodzenia, wypłacanego z tytułu delegowania do wykonywania pracy w innym kraju, jak też w przypadku diet wypłacanych ze względu na zagraniczne podróże służbowe.

W związku z licznymi wątpliwościami wynikającymi z powyższych zobowiązań, zespół specjalistów RSM Poland ofertuje Państwu wsparcie w zakresie ustalenia prawidłowego statusu ubezpieczeniowego pracowników wykonujących swoje obowiązki zawodowe poza krajem siedziby pracodawcy, jak również związanych z tym konsekwencji podatkowych.

Jednocześnie zaznaczamy, że w dzisiejszym poście przybliżyliśmy problematykę dotyczącą jedynie przypadków wydawania zaświadczeń A1 dla pracowników. Warto natomiast mieć na uwadze, że Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 reguluje kwestię właściwości ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych także w innych sytuacjach, takich jak np. wykonywanie za granicą pracy na własny rachunek.

Gdyby w odniesieniu do wskazanej powyżej tematyki pojawiły się po Państwa stronie pytania lub wątpliwości – zapraszamy do kontaktu pod adresem: ekspert@rsmpoland.pl.