Krajowy System e-Faktur – pytania i odpowiedzi

Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nastąpi wraz z wejściem w życie przepisów obowiązujących od 1 lipca 2024 r.* Obowiązkowa integracja z systemem będzie dotyczyła podatników, mających siedzibę w Polsce i zobowiązanych do wystawiania faktur VAT na rzecz polskich oraz zagranicznych przedsiębiorców.

Podatnicy, u których sprzedaż zwolniona jest podmiotowo od podatku (lub wykonują czynności zwolnione) przystąpią obligatoryjnie do systemu KSeF odrobinę później – 1 stycznia 2025 r.

Co szczególnie istotne przy przystosowywaniu aktualnie obowiązujących w organizacji procesów i przygotowywaniu przedsiębiorstwa na zmiany, w ramach których obowiązkowe stanie się przesyłanie faktury do KSeF, już teraz – w okresie między 1 stycznia 2022 r. a 30 czerwca 2024 r. – wszystkie podmioty mogą dobrowolnie korzystać z systemu KSeF.

* Obecnie data wejścia w życie przepisów została przesunięta.

Obowiązkowy KSeF przyniesie ze sobą kilka korzyści, które będą miały charakter zarówno finansowy (skrócenie czasu oczekiwania na zwrot nadpłaty podatku VAT z 60 do 40 dni) oraz organizacyjny (szybszy obieg dokumentów, brak ryzyka zagubienia/zniszczenia dokumentu, zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur do 10 lat).

Aby wszystkie faktury ustrukturyzowane mogły być wystawiane prawidłowo, przedsiębiorstwa prowadzące biznes w Polsce powinny koniecznie odpowiednio dostosować wewnętrzne procedury związane z obiegiem dokumentów i procesem fakturowania.

Przede wszystkim istotne jest ustalenie sposobu dostarczania faktur wystawionych w systemie KSeF w przypadku, gdy odbiorcą tych faktur ustrukturyzowanych jest zagraniczny kontrahent.

Kolejnym obszarem wymagającym działań jest analiza zgodności używanych systemów księgowych z wymogami KSeF oraz ich ewentualne dostosowanie.

Dodatkowo należy również przeszkolić pracowników , którzy aktualnie uczestniczą w procesie wystawiania faktur. Wszystkie osoby, które mają styczność z danymi i klientami oraz kontrahentami – nie tylko te, które mają możliwość wystawiania faktur – powinny zostać zapoznane z nowymi polskimi przepisami oraz dowiedzieć się, jakie są konsekwencje ich nieprzestrzegania.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Podmioty zagraniczne obarczone ryzykiem powstania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej , ale jednocześnie posiadające argumenty przemawiające za jego brakiem, powinny rozważyć złożenie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w tym zakresie. 

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie będzie dotyczył faktur wystawianych przez:

• podatników, którzy nie posiadają ani siedziby działalności, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce*;
• podatników, którzy nie posiadają siedziby w Polsce lub którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, ale to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług*;
• podatników, którzy korzystają z procedur szczególnych OSS i IOSS;
• podatników, którzy wystawiają faktury tylko na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

*Tacy podatnicy nadal jednak będą mogli wystawić faktury w systemie KSeF dobrowolnie.

Wystawienie e-faktur nie będzie obligatoryjne dla podmiotów nie posiadających na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (w rozumieniu przepisów ustawy o VAT).

Podmiot, który nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie jest zobowiązany do pobierania faktur zakupowych w systemie KSeF. W przypadku transakcji informuje więc swoich polskich kontrahentów o tym fakcie i wskazuje sposób dostarczenia faktury.

W polskim systemie KSeF istnieje możliwość pobierania faktur bez konieczności logowania – w trybie anonimowego dostępu. Korzystający z tej opcji sprzedawca powinien wówczas poinformować swojego kontrahenta o numerze faktury, numerze systemowym faktury oraz zafakturowanej kwocie brutto.

Docelowo logowanie w trybie anonimowego dostępu ma zostać zastąpione poprzez nanoszenie na faktury ustrukturyzowanych kodów QR.

W przypadku osób prawnych niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Uwierzytelnienie może nastąpić za pomocą elektronicznej pieczęci kwalifikowanej lub poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA.

Elektroniczne faktury ustrukturyzowane to – najprościej mówiąc – faktury wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

To rodzaj e-faktury, która zawiera określone w przepisach informacje, posiada określoną formę i jest zapisana w konkretnym formacie elektronicznym (XML). Format ten musi spełnić warunki niezbędne do prawidłowego odczytania i przetwarzania danych zawartych w dokumencie. Od 1 lipca 2024 r.* faktura ustrukturyzowana musi zawierać numer KSeF – czyli po prostu numer identyfikacyjny dokumentu nadany przez system.

* Obecnie data wejścia w życie przepisów została przesunięta.

W celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie księgowym konieczne jest wykonanie następujących kroków:

• najpierw podatnik, tak jak zwykle, przygotowuje fakturę – lub faktury – w systemie księgowym firmy;
• następnie upoważniona do logowania i autoryzowana przez system osoba loguje się do KSeF;
• kolejny krok to przesłanie e-faktury lub paczki e-faktur poprzez API do systemu KSeF;
• teraz w systemie KSeF nastąpi automatyczna weryfikacja podmiotu i zgodności faktury ze wzorem;
• po pozytywnej weryfikacji system KSeF nada numer identyfikujący fakturę ustrukturyzowaną – tzw. numer faktury KSeF – i faktura będzie mogła być pobrana z systemu przez kontrahenta’
• w przypadku negatywnej weryfikacji faktura zostanie odrzucona (może tak się stać w sytuacji, gdy dokument będzie niezgodny ze wzorem faktury lub gdy system będzie niedostępny).

System KSeF umożliwia też pominięcie pierwszego z wymienionych tu kroków i wystawienie faktury ustrukturyzowanej bezpośrednio w nim, dzięki czemu podatnicy nie muszą używać systemu księgowego.

Wystawianie e-faktur i przesyłanie ich do KSeF wymaga dostosowania programu księgowego w taki sposób, aby możliwe było przekierowanie oraz wysyłka dokumentów bezpośrednio do 
tej centralnej bazy faktur.

Alternatywnym sposobem na przesłanie faktury do KSeF jest skorzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez polskie Ministerstwo Finansów. Podatnicy mogą więc skorzystać z programu e-Mikrofirma lub bezpośrednio zalogować się do systemu KSeF i przy jego pomocy przygotować i wysyłać fakturę.

Wysyłka faktur do KSeF jest scedowana na osobę (lub osoby), które w imieniu firmy są uprawnione do takich działań. Osoba reprezentująca firmę jest więc zobowiązana do nadania odpowiednich uprawnień księgowym lub kadrze odpowiedzialnej za proces fakturowania. Podatnik ma dwa alternatywne sposoby zgłaszania osoby reprezentującej:

• na podstawie (złożonego do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego) zawiadomienia o nadaniu uprawnień, na druku ZAW-FA;
• za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie polskiego Ministerstwa Finansów.

Od lipca 2024 r.* wydruk (lub elektroniczny obraz) faktury ustrukturyzowanej przekazany przez podatnika nabywcy będzie musiał zawierać kod QR z danymi faktury ustrukturyzowanej, pozwalającymi na odnalezienie jej w systemie.

* Obecnie data wejścia w życie przepisów została przesunięta.

Od lipca 2024 r.* zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF nie będzie wymagana – z wyjątkiem przypadków, w których sprzedawca wystawia faktury na rzecz podmiotów niezobowiązanych do korzystania z systemu KSeF.

Do końca czerwca 2024 r. nabywca ma jednak prawo nie wyrazić zgody na odbieranie e-faktur w systemie KSeF. W tym przypadku należy taką fakturę wygenerować i dostarczyć nabywcy w inny, uzgodniony z nim sposób.

* Obecnie data wejścia w życie przepisów została przesunięta.

Kluczowa nie jest data stworzenia faktury w systemie księgowym, tylko moment jej pojawienia się w elektronicznej bazie. A to oznacza, że faktura jest uznana za wystawioną w KSeF dopiero w dniu jej przesłania.

Informacja o dacie przesłania – a tym samym dacie wystawienia – będzie widoczna w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO), a sama data wystawienia faktury będzie również elementem numeru faktury nadanym przez KSeF.

Od lipca 2024 r.*, w przypadku wystawienia faktury w KSeF, wystawca nie będzie mieć obowiązku wysyłki faktury poza systemem.

W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej na rzecz nabywcy niezobowiązanego do korzystania z systemu KSeF podatnik musi uzyskać od kontrahenta zgodę na otrzymywanie faktury przy użyciu Krajowego Systemy e-Faktur. Jeśli kontrahent nie zgodzi się na otrzymywanie faktury w systemie, wówczas wystawca będzie zobligowany do dostarczenia faktury w inny, uzgodniony z nim sposób.

* Obecnie data wejścia w życie przepisów została przesunięta.

W przypadku awarii lub przerwy technicznej, która będzie ogłoszona na stronach Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) oraz komunikowana przez oprogramowanie interfejsowe, podatnik będzie wystawiał faktury zgodnie ze wzorem.

W terminie do 7 dni roboczych od końca awarii KSeF podatnik będzie zobowiązany wysłać te faktury do systemu. Takie faktury będą oznaczone w szczególny sposób, wskazujący, że zostały wystawione w okresie awarii.