Delegowanie pracownika za granicę w praktyce: opodatkowanie, składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, prawo pracy oraz obowiązki administracyjne

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Na co pracodawca powinien zwrócić uwagę delegując pracownika do pracy za granicę?
• Jak rozliczać delegację zagraniczną i jakie skutki podatkowe ona wywołuje?
• Jak oddelegowanie pracownika za granicę wpływa na sposób rozliczania ubezpieczeń społecznych?

Pracodawca posiadający siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności na terytorium państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii (objęte tym zakresem kraje określimy dalej dla ułatwienia jako „państwa członkowskie”), może w ramach delegowania skierować swojego pracownika do tymczasowego wykonywania pracy w innym państwie członkowskim w ramach świadczonych przez pracodawcę usług. 

W dobie globalnej mobilności pracowników ich delegowanie staje się powszechnym tematem wśród pracodawców. W niniejszym artykule opisujemy jakie kroki należy podjąć, aby prawidłowo przeprowadzić proces delegowania pracownika do innego państwa członkowskiego.

Krok 1: określenie okresu delegowania. Czym delegowanie długoterminowe różni się od krótkoterminowego?

Można wyróżnić dwa podstawowe okresy delegowania pracownika:

• nieprzekraczający 12 miesięcy – delegowanie krótkoterminowe;
• przekraczający 12 miesięcy – delegowanie długoterminowe.

Od tego, czy mamy do czynienia z delegowaniem krótkoterminowym, czy długoterminowym, będą zależały wymogi dotyczące warunków zatrudnienia pracownika delegowanego. 

Przy delegowaniu nieprzekraczającym 12 miesięcy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi określony katalog warunków zatrudnienia, które obowiązują w państwie przyjmującym. Jeżeli jednak pracownik jest delegowany na okres przekraczający 12 miesięcy, to pracodawca ma obowiązek zagwarantować delegowanemu pracownikowi już nie część, a prawie wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w państwie przyjmującym. 

Jednocześnie przepisy unijne przewidują możliwość przedłużenia okresu delegowania krótkoterminowego do 18 miesięcy przy jednoczesnym zachowaniu warunków zatrudnienia obowiązujących dla zatrudnienia krótkoterminowego. 

Przedłużenia okresu delegowania dokonuje się w drodze tzw. umotywowanego powiadomienia, składanego do właściwej instytucji w kraju przyjmującym pracownika. 

Krok 2: weryfikacja wypełnienia obowiązków narzuconych na pracodawcę przez prawo pracy

 Pracodawca delegujący pracownika do pracy w innym państwie członkowskim na okres nieprzekraczający 12 miesięcy zobowiązany jest do zapewnienia mu warunków zatrudnienia, które nie będą mniej korzystne niż te wynikające z przepisów obowiązujących w państwie przyjmującym. W szczególności chodzi o spełnienie wymogów w zakresie: 

• normy i wymiaru czasu pracy, 
• okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego, 
• wymiaru urlopu wypoczynkowego, 
• wynagrodzenia za pracę, 
• bezpieczeństwa i higieny pracy, 
• ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego, 
• zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu, 
• pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową.

W przypadku delegowania długoterminowego pracodawca jest zobowiązany, aby zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie warunki zatrudnienia w taki sposób, aby nie były one mniej korzystne niż te obowiązujące w państwie przyjmującym – z wyjątkiem warunków dotyczących zawierania i rozwiązywania umowy o pracę, zakazu konkurencji i pracowniczych planów kapitałowych.

Krok 3: weryfikacja obowiązków podatkowych w przypadku delegowania pracownika za granicę

Delegowanie pracownika do pracy za granicą wymaga analizy skutków podatkowych tego zdarzenia. 

Istotne będzie rozważenie zmiany rezydencji podatkowej podatnika, obowiązku i sposobu odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych za pracownika, obowiązku rejestracji pracodawcy jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy, a także ryzyka powstania zakładu podatkowego (permanent establishment) pracodawcy w państwie delegowania (i tym samym powstania obowiązku rozliczania w tym państwie części przychodów pracodawcy).

Krok 4: wystąpienie o zaświadczenie A1

Chcąc delegować pracownika do pracy za granicę powinniśmy przeanalizować w którym państwie członkowskim będziemy musieli odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika. 

Ubezpieczeniom społecznym podlega się co do zasady w państwie wykonywania pracy. Pracownicy delegowani mogą jednak nadal podlegać ustawodawstwu państwa pochodzenia, jeżeli przewidywany czas pracy za granicą z tytułu oddelegowania nie przekroczy 24 miesięcy, a pracownik nie jest wysyłany w celu zastąpienia innej delegowanej osoby. 

Chcąc skorzystać z tej preferencji w zakresie ubezpieczenia społecznego pracownika pracodawca powinien jeszcze przed rozpoczęciem delegowania wystąpić do właściwej instytucji w państwie pochodzenia i uzyskać tzw. zaświadczenie A1.

Krok 5: weryfikacja obowiązków administracyjnych

Pracodawca powinien również upewnić się, jakie obowiązki administracyjne pociąga za sobą oddelegowanie pracownika do pracy za granicą. Pracownik może być zobowiązany do zameldowania się w kraju przyjmującym lub do rejestracji swojego pobytu. W przypadku, gdy pracownikiem delegowanym jest osoba niebędąca obywatelem państwa członkowskiego, konieczne mogą okazać się dodatkowe czynności związane z potwierdzeniem legalności jego pobytu i zatrudnienia. 

Delegowanie pracownika wymaga szerokiego spojrzenia, aby zagwarantować prawidłową realizację obowiązków pracownika i pracodawcy. Jeżeli są Państwo zainteresowani kompleksowym doradztwem w zakresie delegowania pracowników lub określone zagadnienia z nim związane budzą Państwa wątpliwości, zachęcamy do kontaktu.