Rozliczanie diety w podróży służbowej

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Ile wynoszą diety z tytułu podróży służbowej?
• Jak wygląda rozliczenie podróży służbowej i jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownikowi będącemu w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Wysokość diety określa się na podstawie przepisów tzw. rozporządzenia delegacyjnego. 

O tym, kiedy w ogóle mamy do czynienia z podróżą służbową, pisaliśmy w naszej wcześniejszej notce blogowej.

Przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 poz. 2190) dotyczą wprost pracowników sfery budżetowej, ale mają także wpływ na ustalanie i obliczanie diet z tytułu podróży służbowej dla pracowników spoza sfery budżetowej. 

Rozporządzenie delegacyjne będzie obowiązywało pracodawców spoza sfery budżetowej jeżeli nie określą oni wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń delegacyjnych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowie o pracę.

Diety w krajowej podróży służbowej

Pracownikowi odbywającemu krajową podróż służbową przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Minimalna wysokość diety za dobę podróży krajowej (tj. na terenie Polski) wynosi obecnie 45 zł.

Dietę oblicza się dla każdej rozpoczętej doby podróży służbowej. Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę, to stosuje się następujące zasady obliczania wysokości diety za ten czas:

• za czas krajowej podróży służbowej wynoszącej mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje;
• za czas krajowej podróży służbowej wynoszącej od 8 do 12 godzin dieta przysługuje w wysokości 50% pełnej diety;
• za czas krajowej podróży służbowej wynoszącej ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli pracownik w podróży służbowej jest dłużej niż przez dobę, to za każdą dobę podróży służbowej przysługuje mu dieta w pełnej wysokości. Dodatkowo, za każdą kolejną rozpoczętą, ale niepełną dobę, przysługuje dieta w następującej wysokości:

• do 8 godzin – 50% pełnej diety;
• powyżej 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej w ogóle nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika;
• za czas przejazdu pracownika, będącego w krajowej podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem;
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Dieta może ulec zmniejszeniu w przypadku:

• zapewnienia pracownikowi bezpłatnego, lecz niecałodziennego wyżywienia, które obejmuje jeden bądź dwa posiłki – obniżenie kwoty diety następuje według odpowiedniego przeliczenia przewidzianego dla każdego z posiłków (dla śniadania – 25% diety, dla obiadu – 50% diety, dla kolacji – 25% diety).
• korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie zgodnie z przeliczeniem powyżej, tj. jeżeli usługa hotelarska obejmuje np. śniadanie, to dieta przysługująca pracownikowi podlega obniżeniu o 25%.

Dieta w zagranicznej podróży służbowej

Również pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej została jednak ustalona odrębnie dla każdego państwa – dokładne kwoty możemy znaleźć we wspomnianym wcześniej rozporządzeniu delegacyjnym. 

Pracodawcy spoza sfery budżetowej zobowiązani są jednocześnie do ustalenia kwoty diety za dobę zagranicznej podróży służbowej w taki sposób, aby nie była ona niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w rozporządzeniu delegacyjnym. 

A zatem warunkiem zastosowania stawki minimalnej (aktualnie w wysokości 45 zł za dobę) dla zagranicznej podróży służbowej jest określenie przez pracodawcę spoza sfery budżetowej warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Jeżeli pracodawca tego zaniecha, to będzie zobowiązany stosować w tym zakresie przepisy rozporządzenia delegacyjnego – również w zakresie minimalnej stawki diety za dobę zagranicznej podróży służbowej dla poszczególnych państw. 

Dietę oblicza się dla każdej rozpoczętej doby podróży służbowej. W przypadku każdej rozpoczętej, ale niepełnej doby podróży zagranicznej, stosuje się następujące zasady obliczania wysokości diety:

• poniżej 8 godzin – dieta przysługuje w wysokości 1/3 pełnej diety;
• od 8 do 12 godzin – dieta przysługuje w wysokości 1/2 pełnej diety;
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta w podróży zagranicznej może ulec zmniejszeniu w przypadku:

• zapewnienia pracownikowi bezpłatnego całodziennego wyżywienia (dieta przysługuje pracownikowi wówczas w wysokości 25% diety);
• zapewnienia pracownikowi bezpłatnego, lecz niecałodziennego wyżywienia, które obejmuje jeden lub dwa posiłki (obniżenie kwoty diety zależy od rodzaju posiłku: w przypadku zagwarantowanego śniadania stawka zmniejsza się o 15% diety, w przypadku obiadu – 30% diety, w przypadku kolacji – 30% diety);
• korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Dieta ulega wtedy zmniejszeniu zgodnie z zasadami podanymi powyżej, tj. jeżeli usługa hotelarska obejmuje np. śniadanie, to dieta przysługująca pracownikowi podlega obniżeniu o 15%;
• otrzymania przez pracownika takiej należności pieniężnej na wyżywienie, która jest niższa od ustalonej przepisami diety – dietę pracownika obniża się wówczas o wysokość otrzymanej należności pieniężnej.

Zwróćmy również uwagę, że dieta za czas podróży służbowej pracownika podlega – do wysokości określonej w Rozporządzeniu (obecnie 45 zł za dobę podróży służbowej) – zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. 

Część diety, która przewyższa kwotę wskazaną w Rozporządzeniu, podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu na zasadach ogólnych. Co istotne, zwolnienie z opodatkowania i oskładkowania nie będzie miało zastosowania do pracowników mobilnych, ponieważ wykonując swoje standardowe zadania „w terenie” nie przebywają oni w podróży służbowej (pracownicy mobilni są grupą osób pracujących w warunkach stałego przemieszczania się, co sprawia, że ich podróże nie spełniają warunku incydentalności pozwalającego na uznanie ich wyjazdów za podróż służbową w rozumieniu przepisów prawa pracy).

Odpowiednia kalkulacja przysługującej pracownikowi diety jest kluczowa dla prawidłowego systemu rozliczania podróży służbowych w przedsiębiorstwie. Zachęcamy do skorzystania w tym zakresie ze wsparcia naszych doświadczonych doradców.