Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce – podstawowe zasady i kluczowe kroki

Czas czytania: 3 minuty.

O czym powinna pamiętać firma chcąca zatrudnić obcokrajowca w Polsce?

Zatrudnienie obywateli krajów trzecich związane jest z licznymi obowiązkami pracodawcy i potencjalnego pracownika. Kluczowe jest stworzenie w przedsiębiorstwie odpowiedniej procedury zatrudniania cudzoziemców oraz jej szczegółowe przestrzeganie, ponieważ ma to wpływ na legalność zatrudnienia cudzoziemca oraz ewentualne negatywne konsekwencje prawne dla pracodawcy. 

Krok 1: weryfikacja tytułu pobytowego przed zatrudnieniem obcokrajowców

Pracodawca, który chce zatrudnić cudzoziemca, powinien jeszcze przed zatrudnieniem danej osoby zweryfikować, czy potencjalny pracownik przebywa legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a także przeanalizować, jakie są możliwości jego zatrudnienia. W tym celu pracodawca ma obowiązek:

• sprawdzić przed rozpoczęciem pracy przez obcokrajowca dokumenty legalizujące jego pobyt;   
• zweryfikować, czy posiadany przez cudzoziemca tytuł pobytowy pozwala na jego legalne zatrudnienie;
• sporządzić kopię dokumentu legalizującego pobyt i przechowywać ją przez cały okres trwania zatrudniania obcokrajowca. 

Krok 2: wystąpienie o zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy 

Co do zasady podjęcie przez cudzoziemca pracy na terytorium Polski wymaga wydania zezwolenia na pracę. Istnieje kilka typów zezwoleń na pracę, w zależności od charakteru wykonywanej pracy i statusu podmiotu zatrudniającego. Zezwolenie na pracę wydawane jest na wniosek pracodawcy. Powinien on rozpocząć całą procedurę z odpowiednim wyprzedzeniem, gdyż obcokrajowiec nie może podjąć pracy dopóki nie otrzyma zezwolenia na jej wykonywanie.

Legalizacja pracy cudzoziemca może trwać od 1 do nawet 2 miesięcy od momentu złożenia kompletnego i poprawnego wniosku.

Co istotne, pracodawca musi załączyć do wniosku informację (wydawaną przez właściwego starostę), że na lokalnym rynku pracy nie ma zarejestrowanych bezrobotnych lub poszukujących pracy z polskim obywatelstwem. Informacja ta jest uzyskiwana w ramach tzw. testu pracy. W zezwoleniu określa się warunki zatrudnienia, takie jak stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, najniższe miesięczne wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, podstawę prawną zatrudnienia oraz okres ważności zezwolenia. Zezwolenie jest zawsze wydawane imiennie, dla konkretnej osoby.

Ustawodawca dopuszcza wyjątek umożliwiający zatrudnienie cudzoziemca bez konieczności wystąpienia o zezwolenie na pracę. Obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Ukrainy i Mołdawii mogą rozpocząć pracę na podstawie oświadczenia składanego przez pracodawcę w powiatowym urzędzie pracy. 

Dokument ten można złożyć jeżeli określony w nim okres wykonywania pracy jest nie dłuższy niż 24 miesiące, zaś dzień rozpoczęcia pracy nastąpi nie później niż 6 miesięcy od dnia jego złożenia. Urząd ma co do zasady 7 dni na wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń od momentu jego złożenia. W przypadku tej procedury pracodawca nie ma obowiązku przeprowadzania testu rynku pracy.

Krok 3: zawarcie umowy z cudzoziemcem

Uzyskanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca (lub złożenie oświadczenia o powierzeniu mu wykonywania pracy) otwiera proces legalizacji zatrudnienia. W następnej kolejności pracodawca powinien zawrzeć z cudzoziemcem umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną – w formie pisemnej, wraz z jej tłumaczeniem na język zrozumiały dla zatrudnianego obcokrajowca. Warunki określone w umowie muszą być zgodne z tymi opisanymi w zezwoleniu lub oświadczeniu.  Dotyczy to również samej podstawy prawnej zatrudnienia.

Krok 4: zgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek zgłosić go do ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia przez niego pracy albo od dnia, który jest wskazany w umowie jako dzień jej rozpoczęcia. Termin może zostać zmieniony, jeśli między Polską a krajem pochodzenia cudzoziemca została zawarta umowa o zabezpieczeniu społecznym.

Opisane powyżej kroki to kluczowe formalności zatrudnienia cudzoziemca. Bez względu na to, czy potrzebują Państwo kompleksowej procedury zatrudniania obcokrajowców czy też mierzą się Państwo z jednorazowym zatrudnieniem cudzoziemców, zachęcamy do zweryfikowania swojej wiedzy i skonsultowania się z doświadczonymi doradcami z RSM Poland.