Podatek u źródła (WHT) – najczęściej występujące problemy

Czas czytania: 5 minut.

Ewelina KARLIŃSKA
Senior Tax Assistant w RSM Poland

W ostatnim czasie możemy zaobserwować wzrost zainteresowania urzędów skarbowych podatkiem u źródła, co przekłada się na zwiększoną liczbę kontroli prawidłowości jego rozliczeń. Choć nowe regulacje dotyczące podatku u źródła obowiązują już od prawie roku, nadal sprawiają dużo problemów płatnikom oraz podatnikom. Jakie zagadnienia stanowią największą trudność?

Jakie błędy popełniają płatnicy?

Z naszego doświadczenia wynika, że najczęściej występującymi błędami w rozliczeniach podatku u źródła są:

• brak weryfikacji, czy płatność podlega pod WHT,
• brak weryfikacji statusu odbiorcy płatności jako beneficjenta rzeczywistego,
• brak wystarczającej dokumentacji do stosowania zwolnienia z WHT lub obniżonej stawki WHT,
• brak weryfikacji progów dla mechanizmu „pay and refund”.

Ponadto, podatnicy oraz płatnicy mają bardzo dużo wątpliwości dotyczących zasad działania mechanizmu „pay and refund”, w tym możliwości i terminów składania oświadczeń przez płatnika, wniosków o opinię o stosowaniu preferencji, czy też wniosków o zwrot WHT.

Mechanizm „pay and refund”

Przepisy wprowadzające mechanizm „pay and refund” weszły w życie w 2019 r., jednak ich stosowanie było odraczane przez Ministra Finansów. Od 1 stycznia 2022 r. mechanizm ten ma zastosowanie, jeśli łączna kwota wypłacanych należności z tytułu źródeł pasywnych (np. odsetki, należności licencyjne, dywidendy) podlegających WHT przekroczyła w roku podatkowym obowiązującym u wypłacającego te należności (płatnika) łącznie kwotę 2 000 000 zł, a wypłaty były dokonywane na rzecz tego samego podatnika – zagranicznego podmiotu powiązanego.

W takim przypadku od kwoty powyżej 2 000 000 zł płatnik ma obowiązek pobrać podatek według określonej w ustawie stawki, nawet jeśli ma prawo do zastosowania niższej stawki WHT wynikającej z umowy przeciwko unikaniu podwójnego opodatkowania lub zwolnienia z WHT. Następnie, w przypadku posiadania niezbędnych dokumentów, może ubiegać się zwrot nadpłaconego podatku.

Z naszego doświadczenia wynika, że płatnicy często mają problem z obliczeniem limitu 2 000 000 zł.

Przykład: Polska spółka A wypłaciła w ciągu roku na rzecz niemieckiej spółki B 1 400 000 zł z tytułu dywidendy i 700 000 zł z tytułu należności licencyjnych. Spółka A jest zobowiązana do pobrania podatku WHT od kwoty powyżej 2 000 000 zł, ponieważ wartość zsumowanych kwot dywidendy i należności licencyjnych wypłacanych na rzecz jednego podmiotu przekroczyła kwotę 2 000 000 zł.

Należy jednak wskazać, że w praktyce dość częstym przypadkiem jest trudność w prawidłowej kwalifikacji tytułu płatności. Problem ten dotyczy w dużej mierze pojęcia należności licencyjnych, którego szeroki zakres powoduje liczne wątpliwości interpretacyjne, w szczególności, gdy zachodzi potrzeba zestawienia go z postanowieniami umowy handlowej, której przedmiotem jest lub może być licencja. 

Oświadczenie płatnika

Złożenie oświadczenia przez płatnika jest jednym z dwóch sposobów na uniknięcie konieczności stosowania mechanizmu „pay and refund”. W oświadczeniu płatnik wskazuje, że:

• posiada dokumenty wymagane przez przepisy zastosowania preferencyjnej stawki podatku albo zwolnienia lub niepobrania podatku,
• po przeprowadzeniu weryfikacji nie posiada wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające możliwość zastosowania stawki podatku albo zwolnienia lub niepobrania podatku.

W obecnym stanie prawnym takie oświadczenie należy złożyć najpóźniej w dniu dokonania wypłaty podatku za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia powyżej wskazanego limitu. Jeśli termin ten nie zostanie dochowany, płatnik musi pobrać podatek i zastosować mechanizm „pay and refund”. Nowelizacja ustawy o CIT zakłada jednak wydłużenie terminu na złożenie oświadczenia. Płatnicy będą mieli na to czas do ostatniego dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia kwoty 2 000 000 zł. Przepisy przejściowe wskazują, że zmiana ta ma zastosowanie do należności stawianych do dyspozycji lub wypłacanych po dniu 31 grudnia 2022 r.

Dotychczas płatnik mógł dokonywać kolejnych wypłat bez potrącania WHT do momentu upływu drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono oświadczenie. Następnie w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął powyższy okres, płatnik miał obowiązek złożyć kolejne (drugie) oświadczenie, w którym oświadczał, że posiadał dokumenty i przeprowadził weryfikację w momencie dalszych wypłat należności.

W wyniku nowelizacji ustawy o CIT przedłużeniu uległ termin ważności oświadczeń złożonych po raz pierwszy przez płatnika do ostatniego dnia jego roku podatkowego, co będzie pozwalało na niestosowanie mechanizmu „pay and refund” do tego dnia. Kolejne oświadczenie – w przypadku dalszych wypłat – należy złożyć w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego.

Przepisy dotyczące terminu na złożenie oświadczenia przed wejściem w życie zmienionych przepisów były, ze względu na nieprecyzyjne ich skonstruowanie oraz rygorystyczną interpretację, zdecydowanie dużym problemem dla płatników. Zmiana przepisów nie rozwiewa jednak wszystkich wątpliwości, ponieważ nadal nie zostały wskazane dokumenty i informacje, jakie powinny podlegać weryfikacji przez płatnika w celu zastosowania obniżonej stawki lub zwolnienia, pomimo tego, że ustawa nakłada na płatnika obowiązek dokonania takiej weryfikacji.

Opinia o stosowaniu preferencji

Złożenie wniosku o wydanie opinii o stosowaniu preferencji jest drugim sposobem na uniknięcie konieczności stosowania mechanizmu „pay and refund”. Z wnioskiem o opinię może wystąpić zarówno płatnik, jak i podatnik. Złożenie wniosku o stosowaniu preferencji podlega opłacie w wysokości 2.000 zł.

Opinia o stosowaniu preferencji jest wydawana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia wpływu wniosku do urzędu skarbowego. Co do zasady opinia ważna jest 36 miesięcy od jej wydania, chyba że w tym czasie istotnej zmianie ulegną okoliczności faktyczne, które mogą mieć wpływ na spełnienie warunków korzystania ze zwolnienia lub obniżonej stawki podatku.

Opinia o stosowaniu preferencji uznawana jest za rozwiązanie bezpieczniejsze niż oświadczenie, ze względu na ograniczenie odpowiedzialności płatnika za niepobranie podatku oraz poświadczenia nieprawdy.

Jak zapobiegać nieprawidłowościom?

Problemy z rozliczaniem podatku u źródła są z pewnością spowodowane niejasnością przepisów, a także niejednolitą i zazwyczaj restrykcyjną ich interpretacją przez organy podatkowe. Ponadto, odwlekanie wejścia w życie przepisów (od 2019 r. do 2022 r.) i częste ich zmiany powodują większe prawdopodobieństwo popełnienia błędów w rozliczaniu WHT przez płatników.

W celu zminimalizowania ryzyka wystąpienia nieprawidłowości, warto kontrolować wysokość płatności na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych w celu uniknięcia obowiązku stosowania mechanizmu „pay and refund” (czyli zamrożenia środków płatniczych), aby w odpowiednim czasie złożyć oświadczenie lub wystąpić z wnioskiem o opinię o stosowaniu preferencji.

Ponadto, kontrola oraz właściwe zarządzanie płatnościami podlegającymi podatkowi u źródła (jak i stosowanie metod pozwalających na uniknięcie mechanizmu „pay and refund”) może pozytywnie wpływać na cash flow przedsiębiorstwa.

W związku z tym rekomendujemy wprowadzenie rozwiązań, które zmniejszą ryzyko nieprawidłowości w rozliczeniach podatku u źródła. Mogą to być m.in. procedury należytej staranności czy instrukcja rozliczania podatku u źródła. Kluczową rolę odgrywa także monitoring wypłat należności do każdego z podmiotów powiązanych.

W razie pytań lub wątpliwości – zachęcamy do kontaktu.