DAC7: raportowanie informacji o sprzedawcach a procedury należytej staranności

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Czym są procedury należytej staranności i kogo dotyczą?
• W jakim terminie operatorzy platform muszą dopełnić narzuconych przez unijną dyrektywę DAC7 obowiązków należytej staranności?
• Czy wypełnianie obowiązków należytej staranności podlegać będzie weryfikacji organów podatkowych?

Polski ustawodawca, implementując do polskiego porządku prawnego unijną dyrektywę DAC7, wprowadził obowiązek raportowania do organów podatkowych informacji o sprzedawcach wykonujących stosowne czynności z wykorzystaniem platform, a także tzw. „procedury należytej staranności”. Jakie podmioty (i w jaki sposób) powinny zadbać o dochowanie tych procedur?

Czego dotyczą procedury należytej staranności wprowadzone wraz z dyrektywą DAC7?

Procedury należytej staranności polegają na gromadzeniu danych sprzedawcy, ich weryfikacji, określaniu rezydencji sprzedawcy oraz przechowywaniu dokumentacji. 

Czynności weryfikacyjne mają przede wszystkim służyć do ustalenia tego, czy sprzedawca podlega raportowaniu, czy też nie. Do ustalenia statusu wyłączonego sprzedawcy wykorzystać można dostępne publicznie informacje lub potwierdzenie uzyskane od sprzedawcy (w przypadku podmiotów rządowych i podmiotów notowanych na giełdzie) albo dostępną dokumentację (w przypadku sprzedawców, których status ustalany jest w zależności od liczby i wartości dokonanych transakcji).

Co do zasady, ustawa implementująca dyrektywę DAC7 do polskiego porządku prawnego nie zobowiązuje operatorów platform do korzystania z konkretnego źródła informacji przy gromadzeniu danych identyfikujących sprzedawcę podlegającego raportowaniu. Raportujący operator platformy może skorzystać z każdego oprogramowania interfejsowego udostępnianego nieodpłatnie przez państwo uczestniczące lub Unię Europejską. Może to być m.in. rejestr przedsiębiorców właściwy dla sprzedawcy (w Polsce np. KRS czy CEIDG), system VIES czy tzw. Biała Lista podatników VAT.

Jeśli chodzi o zasady ustalania rezydencji sprzedawcy działającego na platformie cyfrowej, to uznaje się, że jest on rezydentem:

• w państwie uczestniczącym, w którym rezydencja sprzedawcy została potwierdzona za pomocą elektronicznej usługi identyfikacyjnej udostępnionej przez państwo uczestniczące lub UE w celu potwierdzenia tożsamości i rezydencji sprzedawcy,
• w państwie uczestniczącym, w którym znajduje się jego główny adres, a także, 
• w państwie uczestniczącym, w którym sprzedawca otrzymał TIN (innym niż państwo uczestniczące, w którym sprzedawca ma główny adres), oraz
• w państwie uczestniczącym, w którym istnieje zagraniczny zakład   (jeżeli sprzedawca przekazał informacje o istnieniu zagranicznego zakładu). 

Należy również pamiętać, że raportujący operator platformy jest zobowiązany przechowywać dokumentację zgromadzoną do celów realizacji procedur należytej staranności przez okres 5 lat (licząc od końca roku, w którym upłynął termin przekazania informacji o sprzedawcach).

Jak operator platformy powinien wywiązać się z obowiązku wdrożenia procedury należytej staranności?

Zgodnie z przepisami implementującymi dyrektywę DAC7, raportujący operator platformy ma obowiązek wdrożyć procedury należytej staranności w stosunku do tzw. aktywnych sprzedawców, czyli tych: 

• którym przysługuje wynagrodzenie w związku z korzystaniem z platformy, albo 
• którzy dokonali za pomocą platformy stosownej czynności (przez dokonanie stosownej czynności przepisy rozumieją m.in. sprzedaż towarów, najem nieruchomości i środków transportu lub świadczenie usług za wynagrodzeniem). 

W tym celu operator platformy gromadzi niezbędną dokumentację i weryfikuje zawarte w niej informacje. 

Operatorzy platform są, co do zasady, zwolnieni z obowiązku gromadzenia informacji o sprzedawcach będących osobami fizycznymi lub podmiotami, w zakresie:

• adresu, 
• adresu elektronicznego, 
• numeru TIN, 
• numeru identyfikacji VAT, 
• daty urodzenia (w przypadku osób fizycznych), 
• numeru we właściwym rejestrze podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (w przypadku podmiotów),
• zagranicznego zakładu (w przypadku podmiotów), 

jeżeli potwierdzenie tożsamości i rezydencji sprzedawcy jest dokonywane za pomocą elektronicznej usługi identyfikacyjnej udostępnionej przez państwo uczestniczące lub UE.

To nie oznacza jednak, że raportujący operator platformy nie ma obowiązku przekazania tych informacji w przekazywanej organom podatkowym informacji o sprzedawcach.

Przy dopełnianiu procedur należytej staranności przepisy dopuszczają skorzystanie z usług zewnętrznego podmiotu. Należy mieć jednak na uwadze, że nie zwalnia to operatora platformy z odpowiedzialności w przypadku nienależytego wykonania obowiązków. 

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku, gdy inny operator platformy dopełnia procedur należytej staranności za raportującego operatora platformy w odniesieniu do tej samej platformy. Inny operator platformy jest wtedy zobowiązany do tego, aby dopełnić procedur należytej staranności, jednak nie wyłącza to odpowiedzialności raportującego operatora platformy za nienależyte wykonanie tych obowiązków przez innego operatora platformy.

Jak z narzuconego przez DAC7 obowiązku należytej staranności mogą się wywiązać operatorzy platform spoza Unii Europejskiej?

Ci operatorzy platform spoza Unii Europejskiej, którzy spełniają warunki do uznania ich za operatorów raportujących jednocześnie w Polsce i w innym państwie członkowskim, mogą samodzielnie zdecydować o tym, w którym państwie UE będą wypełniać obowiązki informacyjne i należytej staranności. 

Aby wskazać państwo wypełniania obowiązków informacyjnych, operatorzy ci muszą dokonać jednorazowej rejestracji (przy wyborze Polski jako państwa, w którym podmiot będzie operatorem raportującym) albo powiadomić o swoim zamiarze Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (przy wyborze innego niż Polska państwa członkowskiego). 

Terminy dopełniania procedur należytej staranności

Operator platformy ma obowiązek dopełnienia procedur należytej staranności do 31 grudnia każdego okresu sprawozdawczego. 

Po raz pierwszy operatorzy platform będą musieli zatem wykonać to zadanie do 31 grudnia 2024 r. Natomiast, jeśli sprzedawcy byli zarejestrowani na platformie na dzień, w którym podmiot stał się raportującym operatorem platformy, termin na dopełnienie procedur należytej staranności upływa 31 grudnia drugiego okresu sprawozdawczego. 

W niektórych przypadkach operator platformy nie musi gromadzić informacji dotyczących sprzedawcy, bowiem może oprzeć się na procedurach należytej staranności przeprowadzonych w odniesieniu do poprzednich okresów sprawozdawczych. Warunkiem do skorzystania z tej możliwości jest, aby:

• wykorzystane informacje były zgromadzone i zweryfikowane lub potwierdzone nie dawniej niż w ciągu ostatnich 36 miesięcy, oraz    
• operator platformy nie miał podstawy aby sądzić, że informacje te są (lub stały się) niewiarygodne lub nieprawidłowe.

Warto przygotować się na przeprowadzane przez polskie organy podatkowe kontrole wypełniania obowiązków należytej staranności 

W celu zweryfikowania poprawności sposobu postępowania raportującego operatora platformy polski ustawodawca przewiduje (zarówno w zakresie stosowania przez operatorów platform procedur należytej staranności, jak również obowiązków sprawozdawczych) możliwość przeprowadzenia kontroli przez Szefa KAS.

Natomiast w przypadkach, w których prowadzenie kontroli nie będzie konieczne, operator platformy zobowiązany będzie złożyć Szefowi KAS niezbędne wyjaśnienia co do uchybień lub nieprawidłowości.

Co do zasady, zastosowanie w tym zakresie znajdą przepisy Ordynacji Podatkowej dotyczące postępowania podatkowego i kontroli podatkowej.