Świadczenie pracy zdalnej z Polski na rzecz zagranicznego pracodawcy

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Jakie konsekwencje podatkowe ma świadczenie pracy zdalnej z Polski na rzecz zagranicznego pracodawcy?
• O czym powinien pamiętać zagraniczny pracodawca, który zatrudnia polskich specjalistów?

Polscy rezydenci podatkowi, którzy poszukują zatrudnienia na rynku zagranicznym z uwagi na wyższe wynagrodzenie czy lepsze warunki pracy, coraz częściej decydują się na pracę zdalną, która umożliwia im pozostanie w dotychczasowym miejscu zamieszkania. Z drugiej strony ci, którzy przed laty wyjechali z Polski do pracy za granicą, korzystają z nowych możliwości, jakie daje im praca zdalna, aby powrócić do kraju, pozostając jednocześnie w dotychczasowych stosunkach pracy z zagranicznym pracodawcą.

Jak w takich sytuacjach wygląda opodatkowanie pracy zdalnej? Pora przyjrzeć się bliżej temu, jak uregulowana jest sytuacja osób pracujących zdalnie z Polski na rzecz zagranicznych podmiotów.

Opodatkowanie przychodów pracownika zagranicznej spółki: w którym kraju należy się rozliczyć i jaką rolę odgrywa rezydencja podatkowa?

Rezydencja podatkowa pracownika ma kluczowe znaczenie dla określenia miejsca, w którym opodatkowane jest wynagrodzenie za pracę.

Polskim rezydentem podatkowym jest osoba, która ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski. Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

1. posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych), lub
2. przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. 

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dochody pracownika zamieszkałego w Polsce podlegają opodatkowaniu w Polsce, bez względu na miejsce położenia źródła dochodów.

Nie ma znaczenia, że pracownik wykonuje pracę na rzecz zagranicznego przedsiębiorcy – dopóki mieszka w Polsce i tu znajduje się jego ośrodek interesów życiowych, to jego wynagrodzenie za pracę opodatkowane będzie w Polsce.

Może jednak zdarzyć się tak, że część dochodów polskiego rezydenta podatkowego zatrudnionego w zagranicznym podmiocie będzie podlegała opodatkowaniu również za granicą. Aby właściwie rozliczyć dochód, kluczowe znaczenie dla ustalenia miejsca opodatkowania (i ewentualnej metody, która powinna zostać zastosowana w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania) będą miały więc postanowienia właściwych umów międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania, które zawarte zostały przez Polskę oraz inne państwa.

Kto opłaca zaliczki na PIT w przypadku pracy zdalnej na rzecz zagranicznego pracodawcy? 

Praca zdalna wykonywana z Polski dla firmy z zagranicy istotnie wpływa na sposób rozliczenia zaliczek na PIT. 

Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, jeśli osoba zamieszkała w Polsce zatrudniona jest u polskiego pracodawcy, to na tym właśnie pracodawcy ciążą obowiązki związane z rozliczaniem wynagrodzenia. Płatnik (pracodawca) oblicza i pobiera od podatnika (pracownika) zaliczki na podatek PIT i wpłaca je we właściwym terminie odpowiedniemu organowi podatkowemu.

Sytuacja ta zmienia się znacząco w przypadku pracownika zagranicznej firmy zamieszkałego w Polsce i pracującego zdalnie na rzecz pracodawcy, który nie posiada w Polsce oddziału. W takiej sytuacji obowiązki związane z rozliczeniem podatku dochodowego od osób fizycznych spoczywają na pracowniku. Co do zasady, w takim przypadku, zagraniczny pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie brutto, a podatnik (pracownik) odprowadza zaliczki na podatek dochodowy samodzielnie (bez pośrednictwa płatnika). 

Należy pamiętać, że dotyczy to wyłącznie sytuacji, w której pracownik zatrudniony jest bezpośrednio u zagranicznego pracodawcy, a nie np. w polskim oddziale zagranicznego przedsiębiorstwa. 

Obowiązki pracownika pracującego zdalnie w ramach umowy z podmiotem zagranicznym

Pracownik odprowadza zaliczki na podatek dochodowy do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym jako polski podatnik uzyskał dochód. Wyjątek stanowi grudzień – w przypadku tego miesiąca należy rozliczyć podatki najpóźniej do 30 kwietnia. 

Przykłady: 

• Pracownik otrzymał od zagranicznego pracodawcy wynagrodzenie za pracę zdalną z Polski  25 maja, zatem zaliczkę na podatek dochodowy wpłaca do 20 czerwca.
• Pracownik otrzymał od zagranicznego pracodawcy wynagrodzenie za pracę zdalną z Polski 2 czerwca, więc zaliczkę na podatek dochodowy wpłaca do 20 lipca.

Oprócz tego podatnik, który płaci zaliczki na PIT samodzielnie, składa do urzędu skarbowego roczne zeznanie podatkowe. Ma na to czas do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Jak rozliczyć podatek dochodowy w przypadku wynagrodzenia wypłacanego w obcej walucie?

Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pracę z Polski w walucie obcej, to w ramach rozliczenia PIT należy dokonać odpowiedniego przeliczenia tego wynagrodzenia oraz zapłacić zaliczkę na podatek w walucie polskiej. 

Płaca w obcej walucie przeliczana jest na złote według kursu średniego walut obcych, który ogłaszany jest przez NBP. W celu rozliczenia podatku pod uwagę należy wziąć wartość kursu walut z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. 

Zdalna praca z Polski: o czym jeszcze należy pamiętać?

Zasady opodatkowania wynagrodzenia pracownika z Polski to nie jedyna kwestia, na którą powinien zwrócić uwagę zagraniczny pracodawca. Trzeba chociażby ustalić również to, w którym państwie dany pracownik będzie podlegał ubezpieczeniu społecznemu oraz zdrowotnemu. 

Zatrudnienie pracownika w Polsce może też rodzić dla pracodawcy ryzyko powstania w Polsce zakładu na gruncie podatku dochodowego (tzw. PE – Permanent Establishment) oraz stałego miejsca prowadzenia działalności na gruncie podatku od towarów i usług (tzw. FE – Fixed Establishment), co z kolei może mieć istotny wpływ na sytuację prawno-podatkową pracodawcy. Stąd też, przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu pracowników w Polsce, zachęcamy do kontaktu ze specjalistami RSM Poland, którzy wyjaśnią Państwu wszystkie zagadnienia istotne z punktu widzenia polskich przepisów.