Najważniejsze zasady rozliczania czasu podróży służbowej

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Jak brzmi definicja podróży służbowej?
• W jaki sposób ustala się ramy czasowe podróży służbowej?
• Jak powinna być rozliczana zagraniczna podróż służbowa?

Pod pojęciem podróży służbowej rozumie się wykonywanie przez pracownika określonych zadań poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę. 

Cechą charakterystyczną podróży służbowej jest jej incydentalność – na tle obowiązków pracowniczych podróż służbowa stanowi dla pracownika zdarzenie wyjątkowe, niecodzienne i nietypowe. Jeżeli podróż nie ma charakteru incydentalnego, lecz należy do standardowych obowiązków pracowniczych, to może to oznaczać, że mamy do czynienia z pracownikiem mobilnym, a zatem takim, który pracuje w warunkach stałego przemieszczania się. Pracownik mobilny, który realizuje swoje standardowe obowiązki służbowe, nie przebywa w podróży służbowej.

Co składa się na czas podróży służbowej?

Na czas trwania podróży służbowej składają się: 

• czas przejazdu do miejsca docelowego podróży trwającej dłużej niż jeden dzień, wraz z czasem pobytu w docelowym miejscu – w tym również czas wolny pracownika podczas pobytu w docelowym miejscu, niepoświęcony na realizację zadania służbowego,
• czas faktycznego wykonywania zleconego zadania służbowego.

Czas podróży służbowej powinien zostać określony przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu, w którym oznaczony zostanie termin odbywania podróży służbowej przez pracownika (z uwzględnieniem daty oraz godziny wyjazdu i powrotu oraz liczby godzin spędzonych w podróży krajowej i zagranicznej). 

Podróż krajowa wykonywana na polecenie pracodawcy rozpoczyna się po opuszczeniu przez pracownika granic administracyjnych miejscowości określonej jako miejscowość początkowa i kończy wraz z przekroczeniem granic administracyjnych miejscowości wskazanej przez pracodawcę jako miejscowość zakończenia podróży. 

W przypadku podróży zagranicznej czas podróży liczy się odpowiednio w zależności od środka komunikacji, którym jest odbywana:

• środki komunikacji lądowej – czas podróży zagranicznej liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• środki komunikacji lotniczej – czas podróży zagranicznej liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• środki komunikacji morskiej – czas podróży zagranicznej liczy się od chwili wyjścia statku (lub promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (lub promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Zagraniczna podróż służbowa może łączyć się z przejazdem do granicy i od granicy kraju albo na lotnisko/do portu i z lotniska/portu w miejscowości, którą określono jako miejsce rozpoczęcia podróży służbowej. Do takich krajowych odcinków zagranicznej podróży służbowej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące podróży krajowej. 

Odcinki podróży krajowej odbywane przed i po rozpoczęciu czasu trwania podróży zagranicznej nie łączą się. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą jednak w przepisach zakładowych samodzielnie określić zasady rozliczania krajowych odcinków zagranicznej podróży służbowej.

Czas pracy w podróży służbowej

Do czasu pracy w trakcie podróży służbowej wlicza się:

• czas trwania podróży służbowej, w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy pracownika,
• czas realizacji zadania służbowego zleconego przez pracodawcę.

Czas trwania podróży służbowej w zakresie nieprzypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy pracownika wliczany jest do czasu pracy jeżeli czas ten poświęcony był na realizację zadania służbowego zleconego przez pracodawcę. 

Połączenie podróży służbowej z pobytem prywatnym

A co, jeżeli pracownik będzie chciał połączyć podroż służbową z urlopem wypoczynkowym? Taka opcja jest również możliwa – przepisy tego nie zakazują. W takim przypadku, na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przedłużenie pobytu pracownika w miejscu odbywania podróży służbowej w celach prywatnych, tj. niezwiązanych z realizacją zadania służbowego. 

Z kadrowego (i podatkowego) punktu widzenia należy w omawianym przypadku przyjąć, że czas trwania podróży służbowej dobiega końca w momencie zakończenia wykonywania przez pracownika zadania służbowego (a zatem nie w momencie powrotu do miejscowości oznaczonej jako miejscowość zakończenia podróży służbowej).

Oczywiście, obliczenie czasu trwania podróży służbowej i związanych z nią obowiązków nie zawsze jest proste i oczywiste i w wielu sytuacjach może wymagać głębszej analizy. W takich przypadkach zachęcamy do skorzystania z naszego profesjonalnego wsparcia.