Najważniejsze zmiany zachodzące w zwolnieniach lekarskich od 2026 r.

Kluczowe informacje:

• Najnowsza nowelizacja przepisów dotyczących zwolnień lekarskich doprecyzowuje pojęcie pracy zarobkowej i przyznaje szersze uprawnienia inspektorom Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
• Zmiany pozwalają przebywającym na chorobowym pracownikom na pracowanie, ale jedynie poprzez podejmowanie się pojedynczych czynności i pod warunkiem, że nie są one wykonywane na polecenie pracodawcy.
• Chorzy pracownicy nie muszą bezwarunkowo przebywać w domu – ustawodawca zezwolił chorującym na codzienne, rozsądne działania (np. wyjście po zakupy spożywcze), a nawet (pod kilkoma warunkami) na wyjazdy zagraniczne.

Nowe przepisy, obowiązujące w Polsce od 2026 r., istotnie doprecyzowują zasady korzystania ze zwolnień lekarskich oraz reguły kontrolowania czasowo niezdolnych do pracy osób. Celem zmian jest większa przejrzystość regulacji i ograniczenie nadużyć zarówno po stronie pracowników jak i lekarzy, co ma przełożyć się na lepszą ochronę interesów pracodawców. 

Omawiane przez nas zmiany wynikają z nowelizacji z 18 grudnia 2024 r. i obejmują m.in. ustawę zasiłkową, ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawę o emeryturach i rentach z FUS. Kluczowe regulacje weszły w życie głównie od 13 kwietnia 2026 r. (choć częściowo już od 27 stycznia 2026 r.).

Nowa definicja pracy zarobkowej

Ustawodawca jasno wskazuje, że co do zasady każda aktywność o charakterze zarobkowym wykonywana podczas zwolnienia lekarskiego może skutkować utratą świadczenia. Wyjątek mogą stanowić incydentalne czynności wymuszone szczególnymi okolicznościami. 

Nowelizacja wprowadza praktyczne podejście i pozwala pracownikom na podejmowanie się pojedynczych czynności – o ile nie są one wykonywane na polecenie pracodawcy – w szczególności, gdy działania te:

• wymagają pilnej reakcji aby uniknąć poważnych konsekwencji biznesowych (np. konieczne jest wysłanie kluczowego dokumentu),
• dotyczą niezbędnych decyzji lub formalności (np. wymagane jest podpisanie listy płac, dokumentów firmowych),
• wynikają z nagłych zdarzeń operacyjnych w firmie (takich jak np. autoryzacja wydania towaru przez przedsiębiorcę). 

Granice dopuszczalności czynności podejmowanych podczas absencji chorobowej

Aby czynność podjęta przez pracownika na zwolnieniu lekarskim została uznana za legalną:

• nie może być zlecona przez pracodawcę,
• nie może mieć charakteru regularnej pracy,
• nie może utrudniać leczenia ani wydłużać rekonwalescencji.

W praktyce oznacza to możliwość zabezpieczenia kluczowych procesów bez ryzyka automatycznej utraty świadczeń – pod warunkiem zachowania zdrowego rozsądku i braku presji ze strony pracodawcy.

Przykład 1 – dopuszczalna incydentalna praca zarobkowa na zwolnieniu lekarskim

Pracownik na zwolnieniu lekarskim dostrzega, że bez jego działania firma może mieć problem (związany np. z brakiem ważnego pliku dla klienta). Jednorazowo kończy więc rozpoczęte przez siebie wcześniej zadanie i przesyła je współpracownikowi – z własnej inicjatywy, bez polecenia przełożonego. Taka jednorazowa czynność, wymuszona sytuacją, co do zasady mieści się w granicach dopuszczalnych.

Przykład 2 – niedopuszczalna praca zarobkowa na zwolnieniu lekarskim

Pracownik na zwolnieniu lekarskim odbiera polecenie od pracodawcy i wykonuje zadanie służbowe (np. przygotowując dokumenty, odpowiadając na maile, obsługując klientów) albo robi to regularnie przez kilka dni, z domu. W takiej sytuacji dochodzi do wykonywania pracy zarobkowej w trakcie zwolnienia, co oznacza ryzyko utraty prawa do świadczeń.

Czy pracownik pracujący incydentalnie na zwolnieniu nadal może stracić zasiłek?

Tak – ta kwestia pozostaje bez zmian. Wykonywanie pracy (lub niewłaściwe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego) nadal oznacza utratę prawa do świadczenia za cały okres absencji chorobowej. Dodatkowo, aby uniknąć nadużyć, nowe przepisy wzmacniają narzędzia weryfikacyjne.

Jak zmieniają się zasady aktywności na zwolnieniu lekarskim?

Obowiązujące od 2026 r. przepisy wprowadzają prostą zasadę: podczas zwolnienia lekarskiego można robić to, co pomaga wrócić do zdrowia – ale nie to, co ten proces wydłuża. Kluczowym kryterium jest to, czy dana czynność wspiera rekonwalescencję, czy może ją utrudniać.

Ustawodawca wyraźniej rozdzielił dozwolone aktywności od tych ryzykownych. W praktyce oznacza to, że można podejmować codzienne, rozsądne działania (np. wyjście po zakupy spożywcze), a wszystko, co może negatywnie wpłynąć na leczenie, może zostać zakwestionowane.

Warto też pamiętać, że ostateczna ocena podejmowanych w trakcie zwolnienia z pracy z powodu choroby aktywności zawsze należy do kontrolerów ZUS (a czasem także pracodawcy). To oni sprawdzają, czy działania pracownika mieszczą się w granicach „zdrowego rozsądku” i nie wydłużają powrotu do pracy.

Czy w trakcie zwolnienia lekarskiego możliwa jest praca u drugiego pracodawcy?

Obecnie – nie. Od 2027 r. wprowadzona zostanie jednak pewna elastyczność: w określonych sytuacjach pracownik będzie mógł mimo zwolnienia lekarskiego kontynuować pracę u jednego z pracodawców (jeśli będzie pozwalać na to charakter obowiązków).

Czy wyjazd, w tym zagraniczny, w trakcie zwolnienia lekarskiego jest dozwolony?

Tak – pod warunkiem zgodności z zaleceniami lekarza i dopełnienia obowiązków informacyjnych.

Wyjazdy za granicę w trakcie zwolnienia lekarskiego są dopuszczalne, jeśli:

• zwolnienie nie nakazuje leżenia,
• wyjazd nie koliduje z zaleceniami lekarza,
• pacjent poinformuje lekarza o miejscu pobytu (jeśli jest inne niż w e-ZUS) i lekarz wpisze miejsce pobytu na zwolnieniu lekarskim,
• w razie zmiany miejsca pobytu pracownik zgłosi ten fakt do ZUS i pracodawcy w ciągu 3 dni od dnia zmiany adresu.

Jak wyglądają kontrole pracowników na zwolnieniach lekarskich po zmianach?

Nowe regulacje porządkują i wzmacniają system kontroli. ZUS oraz pracodawcy zyskują jasne kompetencje, a same kontrole mogą być prowadzone w szerszym zakresie miejsc.

Kontrola zwolnień lekarskich jest realizowana przez kilka podmiotów:

• ZUS – prowadzi kontrole ubezpieczonych oraz osób po ustaniu ubezpieczenia,
• duzi płatnicy zasiłków (powyżej 20 ubezpieczonych) – kontrolują osoby, którym wypłacają świadczenia,
• ZUS na wniosek płatnika – może również kontrolować pracowników dużych płatników,
• wszyscy płatnicy – mogą podejmować się kontroli w zakresie wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę.

Kontrola pracownika na absencji chorobowej obejmuje przede wszystkim:

• sprawdzenie, czy ubezpieczony nie wykonuje pracy zarobkowej,
• ocenę tego, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z jego celem,
• w przypadku zasiłku opiekuńczego – weryfikację, czy opieka faktycznie jest sprawowana i czy nie ma innych osób mogących ją zapewnić.

Jak przebiega kontrola?

• kontrola może odbywać się w miejscu zamieszkania, pobytu, pracy lub innym miejscu związanym z aktywnością zawodową pracownika,
• inspektorzy ZUS mogą legitymować osoby kontrolowane i zbierać wyjaśnienia,
• działania powinny być prowadzone w sposób możliwie nienaruszający prywatności i stanu zdrowia chorego.

Kontrole zyskały wyraźnie szerszy i bardziej elastyczny zakres. Mogą być prowadzone nie tylko w miejscu zamieszkania, pobytu czy pracy osoby kontrolowanej, ale również w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz wszędzie tam, gdzie jest to niezbędne do realizacji celu kontroli. To istotne rozszerzenie względem dotychczasowych zasad, które ograniczały kontrole wyłącznie do miejsca zamieszkania, czasowego pobytu oraz miejsca zatrudnienia osoby niezdolnej do pracy.

Dokumentowanie kontroli pracownika przebywającego na zwolnieniu

Z każdej kontroli sporządzany jest protokół – nawet jeśli nie stwierdzono nieprawidłowości. Osoba kontrolowana ma 7 dni na zgłoszenie zastrzeżeń, a ZUS ma obowiązek rozpatrzenia uwag i może wydać aneks do protokołu. Protokół z kontroli stanowi podstawę do ewentualnego odebrania prawa do świadczeń.

ZUS zyskał również szersze uprawnienia do:

• weryfikacji dokumentacji medycznej u lekarzy,
• współpracy z izbami lekarskimi,
• ograniczania dostępu do możliwości wystawiania zwolnień lekarskich w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Podsumowanie

Jakie są najważniejsze wnioski, które należy wyciągnąć, oraz o czym warto pamiętać w 2026 r.? Specjaliści z zakresu kadr i płac muszą zmierzyć się z małą rewolucją, ale dla pracodawców i pracowników kluczowe jest to, że najnowsze zmiany w zasadach korzystania ze zwolnień lekarskich doprecyzowują pojęcie pracy zarobkowej i mają ograniczyć nadużycia, jednocześnie dopuszczając pojedyncze, incydentalne czynności w sytuacjach koniecznych. Dodatkowo doprecyzowano kwestie wyjazdów – w tym zagranicznych – oraz aktywności w trakcie choroby, a na horyzoncie pojawiły się nowe warunki ewentualnej pracy w trakcie zwolnienia u innego pracodawcy.

Ustawodawca jasno podkreśla, że każda praca wykonywana niezgodnie z celem zwolnienia nadal może skutkować utratą zasiłku, a ocena tego, czy doszło do nadużyć zawsze należy do ZUS lub pracodawcy. Zasady kontroli również zostały doprecyzowane i obejmują szerszy zakres miejsc oraz uprawnień. Zmiany są zatem znaczne (i szykuje się ich więcej), więc w razie jakichkolwiek wątpliwości przypominamy, że dla pewności zawsze warto skorzystać z konsultacji w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.