Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych (KSeF) – rewolucyjne zmiany od 1 lipca 2024 r.

Czas czytania: 3 minuty.

Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nastąpi wraz z wejściem w życie przepisów, tj. z dniem 1 lipca 2024 r. i będzie dotyczył podatników, mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, zobowiązanych do wystawiania faktur VAT zarówno na rzecz polskich, jak i zagranicznych przedsiębiorców.

AKTUALIZACJA! 
26.04.2024 Ministerstwo Finansów ogłosiło, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie wejdzie w życie w 2024 r., a dopiero w 2026 r.  Od 1 lutego 2026 r. KSeF ma być obligatoryjny dla podmiotów, u których wartość obrotu w poprzednim roku przekroczyła kwotę 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich przedsiębiorców.

Kto i w jakich okolicznościach będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych?

Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych będzie dotyczył podatników mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, którzy, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, są zobowiązani do wystawiania faktur VAT zgodnie z polskimi przepisami.

Oznacza to, że do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą zobowiązani zarówno polscy podatnicy, jak i zagraniczni podatnicy mający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy jednak:

• podatników nieposiadających siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce;
• podatników nieposiadających siedziby w Polsce, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce, ale to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług;
• podatników korzystających z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT (wśród nich jest procedura nieunijna dotycząca niektórych usług, szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób i szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych);
• podatników wystawiający faktury tylko na rzecz osób fizycznych.

Fakultatywnie faktury ustrukturyzowane będą mogli wystawiać:

• podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (z wyłączeniem podatników korzystających z procedur szczególnych); 
• podatnicy wystawiający faktury VAT RR potwierdzające nabycie produktów rolnych oraz usług rolniczych od rolników ryczałtowych.

Faktury ustrukturyzowane będą dokumentować dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane na rzecz przedsiębiorców (B2B), organów publicznych (B2G). 

Czy na podatnika zostaną nałożone kary pieniężne za niewypełnianie obowiązków związanych z fakturami ustrukturyzowanymi?

Ustawa przewiduje, że naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika – w drodze decyzji – karę pieniężną w przypadku, gdy podatnik:

• nie wystawił faktury przy użyciu KSeF (co jest równoznaczne z brakiem wystawienia faktury);
• wystawił w okresie awarii KSeF fakturę w postaci elektronicznej, która jest niezgodna z udostępnionym wzorem;
• nie przesłał do KSeF w określonym terminie faktur wystawionych podczas awarii.

Wysokość kary pieniężnej wyniesie:

• do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze;
• do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze – w przypadku faktury, na której nie ma wykazanego podatku.

Przepisy dotyczące kar pieniężnych wejdą w życie od 1 lipca 2024 r.

Jakie uproszczenia zostaną wprowadzone w związku ze stosowaniem faktur ustrukturyzowanych?

1. Podatnicy, w celu obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, nie będą zobowiązani do posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą, warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz potwierdzającej, że warunki te zostały spełnione.
2. Nabywca będzie obowiązany do skorygowania podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ustrukturyzowaną fakturę korygującą.
3. W przypadku, kiedy podatnik wystawi co najmniej dwie faktury dla tego samego odbiorcy, dokumentom tym zostanie przydzielony identyfikator zbiorczy.
4. Zniknie obowiązek przekazywania organom podatkowym JPK_FA oraz JPK_FA_RR przez podatników wystawiających faktury ustrukturyzowane.

Na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu faktur ustrukturyzowanych?

1. Faktura korygująca zostanie oznaczona odrębnym numerem systemowym, innym niż numer KSeF.
2. Powstanie obowiązek wystawiania w KSeF faktur korygujących do faktur pierwotnie wystawionych poza tym system.
3. Faktura korygująca ustrukturyzowana powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca.
4. Ważne jest ustalenie sposobu doręczania faktur ustrukturyzowanych z odbiorcami w przypadku, gdy:
   • miejscem świadczenia usług jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium Polski lub terytorium państwa trzeciego,
   • faktura ustrukturyzowana dokumentuje eksport towarów lub wewnątrzwspólnotową dostawę towarów;
   • odbiorcą faktury jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;
   • odbiorca faktury nie jest obowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
5. W przypadku awarii systemu podatnik będzie mógł wystawiać faktury w postaci elektronicznej (zgodnie z udostępnionym wzorem) i przekazywania ich odbiorcy w sposób z nim uzgodniony. Sposób oznaczania tych faktur zostanie określony w drodze rozporządzenia. Dodatkowo, podatnik będzie zobowiązany do przesłania tych faktur do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia kończącego okres awarii.
6. KSeF oraz PEF (czyli Platforma Elektronicznego Fakturowania, na której pojawiają się elektroniczne faktury wykorzystywane w zamówieniach publicznych) zostaną zintegrowane.

Jakie inne zmiany przewidziano w ustawie zmieniającej, która dotyczy KSeF?

1. Likwidacja 60-dniowego terminu zwrotu VAT i wprowadzenie w to miejsce 40-dniowego terminu zwrotu.
2. Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – faktury będą przechowywane w systemie KSeF przez 10 lat (licząc od końca roku, w którym zostały wystawione).
3. Zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie Urzędu Skarbowego.
4. Brak konieczności wystawienia duplikatu faktury.
5. Odstąpienie od obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej w sytuacji, w której podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu tej czynności w tym samym miesiącu, w którym dokonał tej czynności.
6. Rezygnacją z uznawania za pełnoprawne faktury tych faktur, które zostały wystawione przy zastosowaniu kas rejestrujących (od 1 stycznia 2025 r.).
7. Obowiązek podania numeru identyfikującego faktury ustrukturyzowane w KSeF (lub identyfikatora zbiorczego faktur wygenerowanego w KSeF) przez przedsiębiorcę będącego podatnikiem VAT czynnym, dokonującym płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz podatnika VAT czynnego, za pośrednictwem rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (dotyczy płatności dokonanych od dnia 1 lipca 2024 r.).
8. Odbiorca realizujący płatności w mechanizmie podzielonej płatności będzie mógł dokonać płatności za kilka wybranych faktur strukturyzowanych, podając ich identyfikator zbiorczy wygenerowany przez KSeF.