Od danych źródłowych do raportu audytora. Jak wygląda badanie Deklaracji Kompletności (LUCID) krok po kroku?

Firmy wprowadzające opakowania na rynek niemiecki i objęte obowiązkiem złożenia Deklaracji Kompletności (VerpackG) muszą poddać raportowane dane niezależnej weryfikacji. Celem badania jest potwierdzenie, że masy opakowań wykazane przez eksportera w deklaracji zostały obliczone prawidłowo, są kompletne oraz odpowiadają rzeczywistym ilościom opakowań wprowadzonych do obrotu.

Jak wygląda taki proces weryfikacji Deklaracji Kompletności w praktyce? Poniżej przedstawiamy jego najważniejsze etapy.

Krok 1: Analiza działalności eksportera

Pierwszym krokiem podejmowanym przez biegłych rewidentów potwierdzających dane zawarte w deklaracji składanej w rejestrze LUCID jest zapoznanie się z modelem biznesowym klienta oraz identyfikacja produktów sprzedawanych na rynek niemiecki. Na tym etapie audytor analizuje:

• rodzaje produktów objętych sprzedażą do Niemiec,
• sposób ich pakowania,
• rodzaje wykorzystywanych opakowań,
• przyjętą klasyfikację opakowań jako opakowań jednostkowych, zbiorczych lub transportowych,
• materiały używane do produkcji opakowań (takie jak papier, tworzywa sztuczne, szkło czy metale).

Prawidłowe zrozumienie procesu pakowania jest kluczowe dla dalszej weryfikacji danych raportowanych przez przedsiębiorstwo na potrzeby VerpackG. 

Krok 2: Ocena systemu zbierania danych

Kolejnym etapem badania jest poznanie sposobu gromadzenia danych wykorzystywanych do sporządzenia Deklaracji Kompletności.

W tym celu zespół audytowy przekazuje klientowi listę wymaganych dokumentów i informacji, obejmującą między innymi:

• Deklarację Kompletności złożoną w systemie LUCID,
• deklarację przekazaną operatorowi systemu dualnego (np. Der Grüne Punkt, Interzero, Landbell),
• aktualną umowę z operatorem systemu dualnego,
• zestawienia stanowiące podstawę obliczenia mas opakowań,
• zestawienie sprzedaży na rynek niemiecki za cały badany rok,
• deklaracje VAT UE,
• inne dokumenty potwierdzające poprawność raportowanych danych.

Na podstawie tych materiałów uprawniony biegły rewident ocenia, czy proces zbierania danych jest odpowiednio udokumentowany i czy w efekcie pozwala on na rzetelne ustalenie ilości opakowań podlegających raportowaniu.

Krok 3: Weryfikacja danych wykorzystywanych do sporządzenia Deklaracji Kompletności

W ramach trzeciego kroku zespół audytowy przeprowadza na podstawie otrzymanych informacji ocenę poprawności wyliczania raportowanych mas opakowań. Jeżeli metodyka zostanie oceniona jako prawidłowa, audytor przechodzi do doboru prób.

• próba sprzedaży – z pełnego zestawienia przeprowadzonych przez podmiot transakcji sprzedaży do Niemiec biegły wybiera pewną ich próbę a następnie weryfikuje, czy sprzedaż rzeczywiście dotyczyła terenu Niemiec oraz czy dane w zestawieniu są zgodne z dokumentacją źródłową.
• próba do ważenia – na podstawie otrzymanego zestawienia od raportującego do rejestru LUCID podmiotu zestawienia produktów biegły wybiera ich próbę, którą następnie będzie fizycznie waży aby zweryfikować i potwierdzić podane przez jednostkę wagi opakowań.

Ważenie opakowań raportowanych zgodnie z wymogami VerpackG może być przeprowadzone stacjonarnie u klienta lub w formie spotkania online przez platformę MS Teams.

Krok 4: Przygotowanie dokumentacji

Po otrzymaniu wszystkich niezbędnych dokumentów oraz przeprowadzaniu ważenia opakowań wybranych do próby, zespół audytowy dokonuje analizy poprawności raportowanych danych do stanu rzeczywistego. Po zakończeniu tych prac biegły przesyła do klienta podsumowanie uzyskanych wniosków z badania oraz ewentualne sugestie zmian, które mogą pozytywnie wpłynąć na efektywność i dokładność przyszłego raportowania do rejestru LUCID.

Krok 5: Uzyskanie oświadczenia osób odpowiedzialnych za przygotowanie deklaracji składanej do LUCID

Na ostatniej prostej, przed zakończeniem badania audytor musi jeszcze uzyskać od kierownictwa jednostki pisemne oświadczenie potwierdzające, że:

• wszystkie wymagane informacje zostały przekazane,
• dane wykorzystane do sporządzenia deklaracji są kompletne,
• przedstawione informacje są zgodne ze stanem faktycznym.

Oświadczenie stanowi jeden z elementów dokumentacji badania i potwierdza odpowiedzialność kierownictwa za przedstawione dane.

Krok 6: Wydanie raportu z badania deklaracji kompletności

Praca audytora kończy się sporządzeniem raportu z badania. Biegły następnie przekazuje go eksportującemu towary do Niemiec podmiotowi, aby mógł on załączyć ten dokument do Deklaracji Kompletności składanej w systemie LUCID.

Na co audytor zwraca największą uwagę?

Najczęstsze ryzyka i błędy to:

• błędne wagi opakowań,
• nieprawidłowa klasyfikacja materiałów,
• pominięcie części sprzedaży do Niemiec,
• niespójność danych między LUCID a systemem dualnym,
• brak dowodów potwierdzających kalkulacje.

Raportowanie do LUCID wymaga odpowiedniego planowania i wiedzy

Podsumowując, badanie Deklaracji Kompletności to tak naprawdę nie tylko formalny wymóg wynikający z niemieckich przepisów o gospodarce opakowaniami. To również okazja do potwierdzenia jakości danych raportowanych przez przedsiębiorstwo oraz identyfikacji obszarów wymagających usprawnienia. Odpowiednie przygotowanie dokumentacji, przejrzysty proces ewidencji opakowań oraz rzetelne kalkulacje pozwalają sprawnie przejść przez proces audytu i ograniczyć ryzyko ewentualnych niezgodności, warto więc zaangażować do realizacji tego zadania doświadczony zespół, który nie tylko dobrze zna wymogi stawiane przez przepisy i ma odpowiednie uprawnienia, ale też dysponuje dużą wiedzą z zakresu zarządzania ryzykiem i audytu wewnętrznego.