Co powinna zawierać polityka rachunkowości i kiedy warto ją zaktualizować?

Polityka rachunkowości to dokument, bez którego istnienia trudno wyobrazić sobie prawidłowo funkcjonujący dział finansowo-księgowy. Obowiązek jej posiadania wynika przy tym wprost z art. 10 Ustawy o rachunkowości (UoR), który dość precyzyjnie wskazuje, co dokument ten powinien obejmować. Warto jednak pamiętać, że samo zachowanie zgodności z przepisami to nie wszystko. Dobrze skonstruowana polityka rachunkowości powinna też realnie odzwierciedlać specyfikę działalności jednostki i być spójna z mającymi zastosowanie ramowymi założeniami sprawozdawczości finansowej. Jak można o to zadbać?

Co musi znaleźć się w dokumentacji polityki rachunkowości?

Zgodnie z art. 10 ust. 1 UoR, każda działająca w Polsce jednostka powinna posiadać sporządzoną w języku polskim dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Ustawa wskazuje cztery obszary, które dokument ten musi określać:

• rok obrotowy oraz wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,
• metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:
  • zakładowy plan kont (wraz z wykazem kont księgi głównej, zasadami klasyfikacji zdarzeń oraz powiązaniami kont ksiąg pomocniczych z księgą główną),
  • wykaz ksiąg rachunkowych (oraz – przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykaz zbiorów danych, wraz z opisem ich struktury i wzajemnych powiązań),
  • opis systemu przetwarzania danych (w tym programów, procedur, algorytmów oraz zasad ochrony danych, wraz z określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji),
• system służący ochronie danych i ich zbiorów (w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę zapisów).

Warto dodać, że jeśli ustawa nie reguluje w sposób wystarczający danego uwzględnianego w polityce rachunkowości zagadnienia, to spisująca ten dokument jednostka może pomocniczo sięgnąć po Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR), lub – w przypadku ich braku – po Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR).

Polityka rachunkowości dostosowana do specyfiki działalności

Przepisy UoR określają jedynie minimalny zakres dokumentacji księgowej, którą należy ująć w polityce rachunkowości. To, co dokładnie powinno się w niej znaleźć, w praktyce zależy od specyfiki prowadzonej przez daną jednostkę działalności.

Polityka rachunkowości spółki produkcyjnej będzie kłaść nacisk na inne elementy niż analogiczny dokument firmy usługowej. Dobrze przygotowany dokument powinien nie tylko uwzględniać rodzaj prowadzonej działalności, ale też skalę i strukturę transakcji, a także zasady i praktyki powszechnie stosowane w danej branży. Istotna jest przy tym spójność z ramowymi założeniami sprawozdawczości finansowej – tak, aby przyjęte zasady wyceny i prezentacji rzeczywiście dawały rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, a nie jedynie formalnie wypełniały wymogi ustawy.

Kiedy warto zaktualizować politykę rachunkowości?

Art. 10 ust. 2 UoR jednoznacznie wskazuje, że to kierownik jednostki ustala politykę rachunkowości w formie pisemnej i odpowiada za jej aktualizację. Nie jest to więc dokument, który powstaje raz i funkcjonuje bez zmian przez cały okres działalności spółki – wręcz przeciwnie, ustawodawca uznaje aktualizację polityki rachunkowości za integralny element wypełniania tego obowiązku, traktując to działanie na równi z samym wymogiem sporządzenia dokumentacji.

W praktyce do aktualizacji polityki rachunkowości najczęściej skłaniają jednostkę następujące sytuacje:

• zmiana skali lub charakteru działalności – np. wejście podmiotu w nowe obszary biznesowe, transakcje czy rynki,
• nowelizacja przepisów ustawy o rachunkowości lub zmiana stosowanych standardów (KSR/MSR),
• zmiana wykorzystywanego przez organizację systemu finansowo-księgowego, w tym oprogramowania ERP lub sposobu przetwarzania danych,
• przekształcenia, fuzje lub zmiany w strukturze grupy kapitałowej, w tym wdrożenie polityki grupowej w polskiej spółce,
• wnioski i uwagi zgłoszone przez biegłego rewidenta w toku badania sprawozdania finansowego.

Regularny przegląd wykorzystywanej przez jednostkę dokumentacji – przeprowadzany najlepiej raz w roku, przy okazji prac nad sprawozdaniem finansowym – pozwala uniknąć sytuacji, w której polityka rachunkowości formalnie istnieje, ale od dawna nie odzwierciedla rzeczywistych zasad stosowanych w jednostce.

W razie pojawienia się nowych procesów (lub wdrożenia jakichkolwiek zmian w organizacji), dla zachowania porządku i zgodności z przepisami dobrze jest na bieżąco konsultować korekty polityki rachunkowości z biegłym rewidentem, aby zadbać w ten sposób o poprawność i spójność tego wykorzystywanego na co dzień przez księgowość dokumentu.

Warto zatem traktować politykę rachunkowości nie jak jednorazowy obowiązek formalny, tylko jak „żywy" – rozwijający się razem z jednostką i jej otoczeniem biznesowym – dokument. Regularna jego aktualizacja to więc nie tyle formalność, co raczej inwestycja w jakość i wiarygodność sprawozdawczości finansowej.