Postępowanie przymuszające – sądy rejestrowe ruszają do boju z zaległościami w składaniu rocznych sprawozdań finansowych

Krzysztof WARAKOMSKI
Corporate Advisory Supervisor w RSM Poland
Legal Counsel/Radca Prawny

Minął już ponad rok od wprowadzenia rewolucyjnych zmian w zakresie sporządzania i składania rocznych sprawozdań finansowych. I tak, od 15 marca 2018 roku, roczne sprawozdania finansowe składane są elektronicznie – za pośrednictwem systemu udostępnionego w tym celu przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Z kolei od 1 października ubiegłego roku, dokumenty składane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) muszą być również sporządzane w formie elektronicznej. Nowe rozwiązania zaskoczyły wielu przedsiębiorców i wprowadziły niemałe zamieszanie w tej usystematyzowanej dotychczas sferze prowadzenia działalności gospodarczej. W poprzednich wpisach na naszym blogu omawialiśmy już związane z e-sprawozdaniami kluczowe kwestie – takie jak chociażby uzyskiwanie podpisu elektronicznego czy możliwość złożenia rocznego sprawozdania finansowego przez pełnomocnika będącego radcą prawnym lub adwokatem. Dzisiaj, jako że wciąż wiele spółek zarejestrowanych w KRS (szczególnie tych z udziałem obcokrajowców) posiada zaległości w składaniu rocznych sprawozdań finansowych, chcielibyśmy przyjrzeć się orężowi stosowanemu przez sądy rejestrowe w celu egzekwowania obowiązków sprawozdawczych.

SĄDY REJESTROWE CORAZ MNIEJ POBŁAŻLIWE

Wygląda na to, że sądy rejestrowe uznały kilkanaście minionych miesięcy za czas wystarczający na przystosowanie się przedsiębiorców do wprowadzonych zmian. Dowodem na to jest wzmożona w ostatnim czasie praktyka wzywania spółek do składania zaległych rocznych sprawozdań finansowych – w terminie 7 dni pod rygorem nałożenia grzywny w wysokości do 15.000,00 zł. Takie prawo dają sądom przepisy ustawy o KRS regulujące tzw. „postępowanie przymuszające”. Warto zwrócić przy tym uwagę, że wyznaczenie 7-dniowego terminu nakazują sądowi przepisy, a grzywna może być ponawiana do wysokości 1.000.000 zł. Grzywna nakładana jest na spółkę lub bezpośrednio na osoby odpowiedzialne w danym podmiocie za złożenie rocznego sprawozdania finansowego. W popularnej w Polsce spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z reguły są to członkowie zarządu.

WEZWANIE DO ZŁOŻENIA ROCZNEGO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

Otrzymując wezwanie do złożenia zaległego rocznego sprawozdania finansowego, należy oczywiście podjąć wszelkie kroki w celu jak najszybszego wykonania tego obowiązku. Nie zawsze jest to jednak proste. Trudności pojawiają się zwłaszcza w spółkach, w których członkami zarządu są cudzoziemcy. To im bowiem, w praktyce, przebycie formalności związanych z uzyskaniem podpisu elektronicznego i samo korzystanie z systemu informatycznego do składania dokumentów nastręcza podstawowych trudności. Warto przypomnieć jednak, że przynajmniej ta druga bolączka została złagodzona możliwością złożenia sprawozdania finansowego przez pełnomocnika (radcę prawnego lub adwokata). Co równie istotne, w razie otrzymania wezwania do złożenia zaległego rocznego sprawozdania finansowego należy jak najszybciej podjąć odpowiedni kontakt z sądem rejestrowym. Jak pokazuje doświadczenie, sprawne działanie w tym zakresie znacząco ogranicza ryzyko dotkliwych konsekwencji. Co więcej, może doprowadzić do całkowitego uniknięcia zapłaty grzywny, nawet jeżeli została ona już wcześniej nałożona.

POSTĘPOWANIE PRZYMUSZAJĄCE – WŁAŚCIWY CZAS NA REFLEKSJĘ NAD PRZYSZŁOŚCIĄ SPÓŁKI

Powstanie zaległości w składaniu sprawozdań finansowych może mieć różne przyczyny, a brak regularnego wypełniania obowiązków sprawozdawczych powinien być może skłonić zarząd do przemyślenia dalszego funkcjonowania spółki na rynku. W przypadku, w którym spółka zamierza kontynuować swoją działalność, najlepszym wyjściem będzie sprawne oraz konsekwentne dopełnienie formalności po stronie członków zarządu – kontakt z sądem rejestrowym, uzyskanie podpisu elektronicznego, przygotowanie sprawozdań, etc. i dbałość o terminowe składanie sprawozdań finansowych w przyszłości. Niemniej, gros przypadków zaległości w składaniu sprawozdań finansowych dotyczy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które nie prowadzą już działalności lub jest ona wygaszana. W takich przypadkach należałoby rozważyć inne scenariusze działań.

LIKWIDACJA SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ALBO WYKREŚLENIE SPÓŁKI Z REJESTRU BEZ LIKWIDACJI

W przypadku, w którym spółka posiada majątek i interesy do zakończenia, lecz nie jest planowana kontynuacja jej działalności, z zasady należałoby przeprowadzić formalną likwidację zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych. Odpowiednie przeprowadzenie tej procedury pozwoli uniknąć dolegliwości postępowania przymuszającego w przyszłości oraz uchroni od odpowiedzialności prawnej związanej z niedbałym prowadzeniem spraw spółki. Z drugiej strony, „martwe dusze”, a więc spółki, które nie posiadają majątku i nie prowadzą faktycznej działalności, mogą zostać wykreślone z rejestru bez przeprowadzenia sformalizowanego postępowania likwidacyjnego. Skorzystanie z tej procedury może być więc szansą dla tych podmiotów, którym wykonanie ciążących na nich obowiązków sprawiałoby największe trudności. Trzeba tu jednak pamiętać, że zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku należy zadbać o dochowanie określonych wymogów i formalności, także w sferze sprawozdawczej.  

INFORMATYZACJA OBOWIĄZKÓW SPAWOZDAWCZYCH ZWIĘKSZY PEWNOŚĆ OBROTU?

Wzmożona aktywność w przymuszaniu do składania zaległych rocznych sprawozdań finansowych pozwala śmiało prognozować, że sądy rejestrowe będą coraz skrupulatniej kontrolowały i obnażały uchybienia spółek w zakresie wypełniania obowiązków sprawozdawczych. Nie ma się co temu zresztą dziwić, bo informatyzacja w sprawach rejestrowych – zgodnie ze swoim założeniem – z pewnością odciążyła sądy i uwolniła zasoby na weryfikację i egzekwowanie obowiązków przedsiębiorców. Wobec tego, w szczególności dla spółek wpisanych do KRS, przyszedł obecnie czas na pełne zaangażowanie w wykonanie stosownych obowiązków w zakresie e-sprawozdań, a w dalszej kolejności na refleksję nad przyszłym losem tych podmiotów na rynku. Utrzymywanie w obrocie spółek niewywiązujących się z obowiązków rejestrowych będzie bowiem coraz bardziej uciążliwe, a mając na uwadze coraz chętniej wymierzane grzywny i zagrożenie odpowiedzialnością karną za brak składania rocznych sprawozdań finansowych – także bardziej kosztowne i ryzykowne.

Jeżeli zatem borykacie się Państwo z zaległościami lub trudnościami w składaniu rocznych sprawozdań finansowych, bądź poszukujecie wsparcia w skutecznym i bezpiecznym zakończeniu działalności spółki, zachęcamy do kontaktu. Nasi doświadczeni specjaliści chętnie udzielą Państwu kompleksowej pomocy w wykonaniu obowiązków rejestrowych lub wykreśleniu spółki z rejestru.