Spółki handlowe będą mogły składać roczne sprawozdania finansowe przez pełnomocnika

Krzysztof WARAKOMSKI
Legal Counsel/Radca Prawny
Corporate Advisory Supervisor w RSM Poland

Oczekiwana przez przedsiębiorców zmiana w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym staje się faktem – spółki handlowe będą mogły składać roczne sprawozdania finansowe przez pełnomocnika.

Z dniem 1 kwietnia 2019 r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy z dnia 13 kwietnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 986)[1], wprowadzająca możliwość elektronicznego składania rocznych sprawozdań finansowych (oraz pozostałych dokumentów składanych w związku z zamknięciem roku obrotowego) za pośrednictwem profesjonalnego pełnomocnika, będącego radcą prawnym lub adwokatem. Zmiana dotyczy wszystkich jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W szczególności, popularnych w Polsce form prowadzenia działalności gospodarczej, takich jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz oddziały przedsiębiorców (spółek) zagranicznych. Ma ona również nadzwyczajne znaczenie dla obcokrajowców piastujących stanowiska w zarządach spółek lub pełniących funkcje przedstawicieli przedsiębiorców (spółek) zagranicznych w ich polskich oddziałach, którzy nie mają nadanego numeru PESEL. Niezaprzeczalnie jednak, ułatwi życie także i tym wszystkim, którzy ten numer już posiadają.

Sprawy rejestrowe – w kierunku informatyzacji 

Informatyzacja w sprawach rejestrowych stała się w Polsce faktem już jakiś czas temu i nabiera coraz wyraźniejszych kształtów. Początkowo jednak, ustawodawca wprowadzał rozwiązania alternatywne wobec tradycyjnych. Przedsiębiorcy mogli więc decydować, jaką drogę działania wybrać. Tak jest z dostępną już od kilku lat internetową rejestracją i obsługą określonych typów spółek, z której można, lecz nie trzeba korzystać.

Składanie sprawozdań finansowych on-line obowiązkowe dla wszystkich 

Wprowadzone zaś w zeszłym roku, rewolucyjne zmiany w sporządzaniu i składaniu sprawozdań finansowych[2], o których pisaliśmy wcześniej na naszym blogu, dotknęły już wszystkie zarejestrowane w Polsce spółki oraz oddziały przedsiębiorców (spółek) zagranicznych. Zgodnie z nimi, obecnie, sprawozdanie finansowe każdego z takich podmiotów musi być podpisane podpisem elektronicznym przez wszystkie osoby uprawnione do jego reprezentacji. Samo zaś zgłoszenie sprawozdania finansowego, obowiązkowo, dokonywane jest wyłącznie on-line i wymaga podpisu elektronicznego przynajmniej jednej osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL ujawniony został w Krajowym Rejestrze Sądowym. Po pierwsze więc, każda osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu (spółki; oddziału przedsiębiorcy zagranicznego) musi posiadać podpis elektroniczny. Po drugie, co najmniej jedna z tych osób musi posiadać numer PESEL i ujawnić go w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Pożądane zmiany od 1 kwietnia 2019 r.

Wchodząca w życie 1 kwietnia 2019 r. nowelizacja, wyczekiwana przez wielu przedsiębiorców, bez dwóch zdań ulży wszystkim odpowiedzialnym za składanie rocznych sprawozdań finansowych. Chociaż osoby podpisujące sprawozdanie finansowe w dalszym ciągu będą musiały posiadać własne podpisy elektroniczne, przekazanie dokumentów do KRS będzie mogło się odbyć bezpośrednio przez pełnomocnika (radcę prawnego lub adwokata), który samodzielnie dopełni związanych z tym formalności. Z pewnością pozwoli to zaoszczędzić czas i nerwy obłożonym już i tak niemałymi obowiązkami menadżerom.

Istotna ulga dla obcokrajowców nieposiadających numeru PESEL

Odrębną kwestią jest niebagatelne znaczenie nowelizacji dla obcokrajowców, którzy nie posiadają numeru PESEL, lub których numer PESEL nie został zgłoszony do Krajowego Rejestru Sądowego. Gdyby nie zmiana, która obowiązywać będzie od 1 kwietnia br., przedsiębiorcy ci nie mogliby skutecznie złożyć sprawozdań finansowych. W wielu takich przypadkach zaległości sprawozdawcze obcokrajowców sięgają jeszcze roku obrotowego 2017. A przypomnieć przy tym należy, że za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie grożą niemałe sankcje – należą do nich między innymi grzywna w wysokości do 10.000 złotych (która może być kilkukrotnie nakładana na osoby odpowiedzialne za złożenie sprawozdania finansowego), a w skrajnych przypadkach – nawet wykreślenie spółki z rejestru. Uchwalona nowelizacja przepisów dla wielu obcokrajowców jest więc szansą na uniknięcie dotkliwych konsekwencji.

Podsumowanie

Wchodząca w życie z dniem 1 kwietnia 2019 r. nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym jest potrzebna i należy ją ocenić zdecydowanie pozytywnie. Przywrócenie możliwości składania rocznego sprawozdania finansowego (wraz z pozostałymi dokumentami związanymi z zamknięciem roku obrotowego) przez pełnomocnika odciąży zapracowanych menadżerów, zaś obcokrajowcom pozwoli uniknąć formalistycznego i czasochłonnego ubiegania się o nadanie numeru PESEL.

Potrzebujesz fachowego doradztwa prawnego przy zakładaniu lub prowadzeniu działalności gospodarczej w Polsce? A może chciałbyś uzyskać podpis elektroniczny lub złożyć sprawozdanie finansowe za pośrednictwem pełnomocnika? Skontaktuj się z nami i uzyskaj wsparcie doświadczonych profesjonalistów.