Główne zalety outsourcowania usług księgowych

Lidia KRYSTMAN
Accounting Semi-Senior w RSM Poland

Outsourcing to nic innego jak wydzielanie procesów biznesowych w przedsiębiorstwie i zlecanie ich zewnętrznym firmom, które są w stanie wykonać dane procesy efektywniej – taka jest teoria. Ale czy tak delikatną, wrażliwą i ważną materię jak księgowość powinniśmy oddawać w zewnętrzne ręce? Biorąc pod uwagę sektor małych i średnich przedsiębiorstw –  zdecydowanie tak. Outsourcing księgowy w przypadku MŚP ma znaczącą przewagę nad księgowością wewnętrzną.

Przede wszystkim, przekazywanie na zewnątrz usług księgowych niewątpliwie obniża koszty prowadzenia działalności. Powierzając prowadzenie usług księgowych zewnętrznemu podmiotowi, przedsiębiorca nie musi martwić się o zakup sprzętu komputerowego oraz niezbędnego oprogramowania księgowo-kadrowego, co przecież jest głównym narzędziem pracy księgowego. Co więcej, to firma outsourcingowa pokrywa koszty personalne, związane nie tylko z pensją, czy opłacaniem składek ZUS, ale również koszty nieobecności księgowego, a także koszty związane z rekrutacją, szkoleniem, oraz koszty utrzymania powierzchni na przechowywanie dokumentacji księgowej i kadrowo-płacowej. Trzeba ponadto zauważyć, że oszczędności to również efekt skali, który firmy outsourcingowe wykorzystują.

Przekazując prowadzenie ksiąg rachunkowych, przedsiębiorca zyska jednak nie tylko korzyści finansowe. Podmiot, który oferuje outsourcing księgowości doskonale wie, jak znaleźć wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników, dzięki czemu lepiej radzi sobie z sytuacjami kryzysowymi. W firmie outsourcingowej pracujący profesjonaliści znajdowani są na rynku pracy po wnikliwej i fachowej weryfikacji. Firmy outsourcingowe dają możliwość kariery, dzięki czemu rozwój merytoryczny pracowników wraca jako wartość dodana do przedsiębiorstwa. Podkreślić należy również, iż siłą pracowników biur rachunkowych jest ich różnorodne doświadczenie.

Kolejną ważną zaletą outsourcowania usług księgowych jest ograniczenie ryzyka. Całe ryzyko związane z błędami księgowymi i podatkowymi oraz wynikające z nich konsekwencje karno-skarbowe przejmuje bowiem firma zewnętrzna. Odpowiedzialność karna i cywilna za ewentualne błędy księgowe zostaje zdjęta z przedsiębiorcy. Biura rachunkowe obligatoryjnie muszą być ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej.

Podsumowując, outsourcing księgowy pozwala zarządowi firmy na skupieniu się na podstawowej działalności, bez konieczności angażowania czasu na kontrolę jakości i efektywność pracy księgowych.

Na koniec chciałabym podkreślić, iż przekazując funkcje księgowe dużemu podmiotowi świadczącemu usługi outsourcingu, przedsiębiorca korzysta z wartości dodanej w postaci kompleksowej obsługi. Duże firmy mają bowiem możliwość zaoferowania doradztwa ekspertów z innych dziedzin, np. prawnych lub podatkowych, z których wiedzy i doświadczenia może skorzystać klient. Patrząc na różne zagadnienia z wielu perspektyw, firmy interdyscyplinarne świadczą usługi kompleksowo w taki sposób, aby zaspokoić indywidualne potrzeby każdego klienta. Firmy świadczące usługi outsourcingowe nie tylko sporządzają podstawowe obligatoryjne roczne sprawozdania finansowe, ale także świadczą usługi raportowania według standardów dostosowanych do potrzeb klienta, a w zakres ich doradztwa wchodzi również raportowanie menedżerskie, które pomaga kadrze zarządzającej, działom controllingu oraz właścicielom spółek w ocenie sytuacji finansowej spółki.

Biorąc pod uwagę powyższe argumenty, myślę, że przedsiębiorcy powinni pozbyć się jakichkolwiek obaw i zacząć korzystać ze wszystkich zalet płynących z outsourcingu usług księgowych, powierzając prowadzenie księgowości wykwalifikowanym biurom rachunkowym czy też dużym firmom doradczym oferującym kompleksowy outsourcing usług księgowych, raportowania, tax compliance, VAT compliance, zarządzania płatnościami i payroll.