Wdrożenie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów w firmie

Jeśli zatrudniasz więcej niż 50 pracowników (niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia), to procedurę dotyczącą ochrony sygnalistów musisz wdrożyć obowiązkowo. 

Jeśli próg ten cię nie dotyczy, procedurę możesz przyjąć dobrowolnie.  

Procedurę ochrony sygnalistów musisz wdrożyć niezależnie od wielkości zatrudnienia – a więc nawet jeśli zatrudniasz mniej niż 50 osób – jeśli twoja firma wykonuje działalność w zakresie: 

• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska.

Wybierz osoby, które upoważnisz do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, oraz osoby, którym powierzysz podejmowanie działań następczych. 

Przyjmowanie zgłoszeń możesz powierzyć osobie z firmy lub fachowemu podmiotowi zewnętrznemu. Jeśli zaangażujesz osoby z firmy to niewykluczone, że konieczne będzie ich szkolenie.

Pamiętaj, że procedura zgłoszeń wewnętrznych to nie jedyny dokument, który jest wymagany na gruncie ochrony sygnalistów. 

Konieczne będzie również między innymi: 

• przygotowanie pisemnych upoważnień dla osób zajmujących się przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń;
• przygotowanie projektu rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
• przygotowanie odpowiednich klauzul informacyjnych dotyczących zasad przetwarzania danych osobowych.

Pracodawca ma obowiązek skonsultowania projektu procedury z zakładową organizacją związkową albo związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Konsultacje nie mogą być krótsze niż 5 dni i nie dłuższe niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu. 

Procedura ma wejść w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości (w sposób przyjęty w danej firmie). Informacja o procedurze musi dotrzeć nie tylko do wszystkich osób wykonujących pracę zarobkową, ale także do osób ubiegających się o zatrudnienie.

Przyjęcie procedury to dopiero wstęp do właściwej realizacji zadań z zakresu ochrony sygnalistów. 

Praktyczna obsługa zgłoszeń może być dla firmy niemałym wyzwaniem. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia musi nastąpić w terminie 7 dni od jego otrzymania, a maksymalny termin na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego to 3 miesiące. 

Należy pamiętać, że ochrona przysługuje sygnaliście już od chwili dokonania zgłoszenia i w stosunku do niego obowiązuje zakaz podejmowania działań odwetowych. 

Na każdym etapie konieczne jest również zachowanie tajemnicy informacji i danych osobowych.