Urlop bezpłatny – podstawowe zasady

Czas czytania: 4 minuty.

Elżbieta KOBIERSKA
HR & Payroll Senior Specialist w RSM Poland

Na jakiej zasadzie pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego? I komu właściwie taki urlop bezpłatny przysługuje? Większość pracowników dobrze zna najpopularniejsze rodzaje urlopów i zdarzyło im się choć raz w życiu wykorzystać gwarantowane przez Kodeks pracy dni urlopu wypoczynkowego, wziąć urlop na żądanie, urlop szkoleniowy, urlop wychowawczy lub okolicznościowy. Wzięcie kilku dni bezpłatnego wolnego to jednak coś, względem czego zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, pozostają często nieufni. Jak podejść do tego tematu i co powinniśmy o nim wiedzieć?

Jak Kodeks pracy definiuje urlop bezpłatny?

W pierwszej kolejności spójrzmy na definicję urlopu bezpłatnego.

Urlop bezpłatny jest rodzajem urlopu przysługującego osobom zatrudnionym w ramach umowy o pracę, za który nie otrzymują one wynagrodzenia. Okres urlopu bezpłatnego jest traktowany jako okres zawieszenia w zatrudnieniu.

Na wzięcie urlopu bezpłatnego decydują się najczęściej pracownicy, którzy wyczerpali już cały przysługujący im urlop wypoczynkowy. Co ciekawe, choć wielu osobom wydaje się, że nieodpłatny urlop może być udzielony wyłącznie na pisemny wniosek pracownika, to jego inicjatorem może też być pracodawca. Taki obowiązkowy urlop bezpłatny może wynikać np. z porozumienia między dwoma firmami korzystającymi z umiejętności pracownika jednej z nich.

Podstawa prawna – komu przysługuje urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny reguluje art. 174 i 174.1 Kodeksu pracy. Otrzymując zgodny z wymogami przepisów wniosek pracownika, pracodawca może przychylić się do prośby i wyrazić zgodę na nieodpłatne dni wolne, jednak ma też prawo odmówić urlopu bezpłatnego i – co istotne – nie ma obowiązku swojej decyzji uzasadniać. Obie strony muszą też pamiętać, że wymiar urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze – chyba, że regulacje wewnątrzzakładowe stanowią inaczej.

Może również zdarzyć się, że to pracodawca dąży do rozpoczęcia urlopu bezpłatnego zatrudnionej przez siebie osoby. Wówczas przedsiębiorca, za zgodą pracownika, udziela mu urlopu bezpłatnego na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy –okres trwania urlopu ustalony zostaje wtedy w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. W przypadku wykorzystywanych w takim celu urlopów, ich dni liczone są do stażu pracy pracownika u pracodawcy udzielającego urlopu.

Czy czas trwania urlopu bezpłatnego jest zależny od stażu pracy?

Wiemy już, zatem, jak nasze zagadnienie jest regulowane przez prawo, ale nadal nie poruszyliśmy jeszcze jednego ważnego aspektu – nie wiemy, jaka jest maksymalna długość urlopu bezpłatnego pracownika. W przypadku urlopów wypoczynkowych sprawa jest jasna i zależy od stażu pracy. Konkretne liczby dni dotyczą też urlopu okolicznościowego. Urlop szkoleniowy jest nieco bardziej elastyczny. A co w tym wypadku mówi o urlopie bezpłatnym Kodeks pracy? Czy można wziąć np. miesięczny urlop bezpłatny?

Przepisy nie narzucają ograniczeń czasowych, jeśli chodzi o urlop nieodpłatny. Warto jednak wiedzieć, że przy długotrwałym urlopie bezpłatnym – dłuższym niż 3 miesiące – strony nie są zobowiązane kontynuować go za wszelką cenę. Zarówno pracodawca, jak i pracownik, mogą zdecydować się na zakończenie urlopu bezpłatnego z ważnych przyczyn. Wtedy w treści wniosku powinien znaleźć się zapis np. o tygodniowym czy dwutygodniowym okresie odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego.

Jakie skutki niesie ze sobą udzielenie bezpłatnego urlopu? 

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy urlop bezpłatny daje możliwość skorzystania z dodatkowych dni wolnych, jednak wpływa na inne uprawnienia pracownicze. To szczególnie ważna informacja w sytuacji, w której pracownik podczas swojego urlopu bezpłatnego zachorował.

W trakcie urlopu bezpłatnego pracodawca nie opłaca za pracownika składek społecznych (w tym składek na ubezpieczenie chorobowe), co powoduje, że pracownik w tym czasie traci prawo do świadczeń chorobowych i zasiłków.

Nie każdy także wie, że, podczas urlopu bezpłatnego trwającego powyżej 30 dni, członkowie rodziny zgłoszeni przez pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego również stracą do niego prawo.

Spowodowana urlopem bezpłatnym absencja ma również wpływ na urlop wypoczynkowy. Za każde 30 dni bezpłatnego urlopu udzielonego pracownikowi (można te dni sumować), pracodawca dokonuje pomniejszenia urlopu wypoczynkowego o 1/12. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy zmniejszenie wymiaru urlopu wypoczynkowego następuje tylko w roku powrotu pracownika do pracy oraz za pełne lata nieobecności. Mówi o tym art.155² § 1 Kodeksu pracy.

Przykładowe konsekwencje urlopu bezpłatnego:

Pracownik o 6-letnim stażu pracy korzystał z urlopu bezpłatnego od 1 września 2021 r. do 30 kwietnia 2022 r.

Urlop wypoczynkowy za 2021 r. należy się pracownikowi w pełnym wymiarze, ponieważ warunkiem pomniejszenia urlopu wypoczynkowego jest powrót pracownika do pracy w roku wykorzystywania urlopu bezpłatnego.

Wskazany urlop bezpłatny obniża natomiast urlop wypoczynkowy przysługujący za 2022 r. Specjalista ds. Kadr i Płac musi pomniejszyć wymiar urlopu pracownika o 4/12 – ze względu na to, że ten kontynuuje swoją pracę w dalszej części tego roku.

Jeśli urlop bezpłatny pracownika obejmuje pełny rok kalendarzowy i dana osoba nie planuje ani jednego dnia pracy, przedsiębiorca w ogóle nie ustala się urlopu wypoczynkowego za ten rok.

W jakich sytuacjach pracownik może prosić pracodawcę o udzielenie urlopu bezpłatnego?

Urlop nieodpłatny to dobre wyjście w sytuacji, w której pracownik wykorzystał urlop szkoleniowy i nie udało mu się zamknąć procesu podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych. Można także rozważyć udzielenie urlopu bezpłatnego małżonkom, którzy planują dłuższy wspólny wyjazd, lub pracownikom, którzy wyczerpali już inne możliwości usprawiedliwionej nieobecności w pracy dla załatwienia swoich prywatnych spraw czy skorzystania z okazjonalnej oferty innej pracy.

Pamiętajmy jednak, że pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego i że w czasie trwania bezpłatnego urlopu nie przysługują pracownikom świadczenia pieniężne np. za czas choroby czy opieki nad dzieckiem, a ich urlop wypoczynkowy może zostać proporcjonalnie zmniejszony.