Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – o czym pamiętać?

czytania: 3 minuty.

Daria SCHWARTZ
HR & Payroll Assistant w RSM Poland

Każdy pracodawca ma obowiązek tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotyczy go bez względu na to, jakie ma warunki do stworzenia archiwum i ile osób zatrudnia. Od stycznia 2019 r. Polski rząd wprowadził zmiany w okresie przechowywania dokumentacji, który obecnie wynosi 10 lat (w większości przypadków), zamiast wcześniejszych 50 lat. Zmiany te odnoszą się jednak głównie do prowadzenia dokumentacji pracowniczej osób, z którymi pracodawcy nawiązali stosunek pracy w 2019 r. i później.

Co wchodzi w skład akt osobowych pracownika i dokumentacji pracowniczej?

Pod pojęciem „dokumentacji pracowniczej” rozumiemy – zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy – akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. W Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, szczegółowo określono zakres dokumentacji pracowniczej.

Dokumentację pracowniczą stanowią akta osobowe oraz pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Wyróżniamy 4 części akt osobowych pracownika:

• część A – oświadczenia i dokumenty, które służyły do ubiegania się o zatrudnienie – na przykład badania lekarskie,
• część B – oświadczenia i dokumenty związane z samym przebiegiem pracy, takie jak umowa o pracę czy zmiany warunków zatrudnienia,
• część C – oświadczenia i dokumenty, które były związane z zakończeniem pracy w danej firmie, (czyli rozwiązanie umowy, kopia świadectwa pracy),
• część D – oświadczenia o ukaraniu pracownika.

Jeśli chodzi o pozostałą dokumentację obejmującą sprawy związane ze stosunkiem pracy, to składają się na nią między innymi:

• ewidencja czasu pracy,
• dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop i korzystania z niego,
• złożone wnioski związane z wynagrodzeniem za pracę,
• ewidencja przydziału odzieży.

Ile wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Dokumentacja pracownicza może być przechowywana nie tylko w formie papierowej, ale również (po spełnieniu określonych wymogów prawnych i technologicznych) w formie elektronicznej. Do 2019 r. okres przechowywania dokumentów, bez względu na formę, wynosił aż 50 lat. Zmiany nastąpiły w styczniu 2019 r., kiedy ustawodawca skrócił ten okres do 10 lat. Niestety, nowe reguły dotyczą jedynie osób zatrudnionych po dacie tej zmiany.

Istnieje jednak możliwość, aby – po spełnieniu dodatkowych warunków – skrócić okres przechowywania dokumentacji nawet tych pracowników, których stosunek pracy rozpoczął się między 1999 a 2018 r. Wystarczy jedynie przekazać Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych:

• oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)
  oraz
• raporty informacyjne ZUS RIA.

Warto podkreślić, że skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nie ma zastosowania w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1999 r.

Poniższe zestawienie podsumowuje najważniejsze punkty Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej:

Jak liczyć okres przechowywania akt pracowniczych?

Mogłoby się wydawać, że ustalenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest skomplikowane, jednak w rzeczywistości zasady są bardzo proste.

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Jeśli więc stosunek pracy danego pracownika zakończy się 31 października 2022 r., końcem okresu przechowywania będzie 31 grudnia 2032 r.

Po tej dacie pracownik może odebrać swoje dokumenty w terminie do 31 stycznia 2033 r., a w przypadku, gdy nie zgłosi się po odbiór dokumentacji, pracodawca jest zobligowany do zniszczenia jej w ciągu 12 miesięcy.