Kiedy należy zmienić program finansowo-księgowy? Podstawowe kwestie związane z wdrażaniem nowego oprogramowania dla księgowości

Czas czytania: 4 minuty.

Ewelina ZAWIERUCHA
Accounting Manager w RSM Poland
 

Wraz z końcem starego roku i nastaniem nowego, część właścicieli firm oraz głównych księgowych zastanawia się nad zmianą programu do obsługi księgowości. Jest to decyzja niełatwa i nie tylko obarczona poważnymi skutkami w zakresie rozliczeń podatkowych, ale też często wiążąca się z dużymi kosztami zakupu licencji oraz wdrożenia stosownego oprogramowania.  

Jak wybrać program finansowo-księgowy dla naszych firm, fundacji czy stowarzyszeń? Proces selekcji powinien być poprzedzony analizą, w której dokonaniu może pomóc poniższy tekst.

Aby zatem roztropnie podejść do zmiany programu księgowego, należy przede wszystkim:

• zastanowić się, dlaczego jesteśmy niezadowoleni z dotychczas używanego programu i przedyskutować swoje wątpliwości z działem księgowości,
• rozważyć możliwości dokonania usprawnień w używanym programie i zwiększenia jego funkcjonalności poprzez rozbudowę (tzw. „upgrade”) oraz oszacować koszt takiego działania.

Proces zmiany powinna poprzedzić refleksja nad tym, czym jest dla nas dobry program do obsługi księgowej. Podstawowymi wymogami, jakie należy stawiać przed tego typu oprogramowaniem, są oczywiście te związane z zapewnieniem zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz umożliwianiem poprawnego wywiązywania się z rozliczeń podatkowych i sprawozdawczości finansowej. Warto jednak głębiej zastanowić się także nad funkcjonalnością danego produktu, jego dostosowaniem do potrzeb użytkowników oraz intuicyjnością i łatwością w obsłudze.  

Dość oczywiste jest, że dobry program księgowy to taki, który nie generuje dodatkowej pracy i problemów, ułatwiając jednocześnie wykonanie najczęstszych i najbardziej skomplikowanych zadań.

Jak przeprowadzić audyt oprogramowania finansowo-księgowego?

Aby właściwie ocenić potrzeby zmian i wymagania, jakie należy postawić przed nowym oprogramowaniem księgowym, zwróć się do swojego działu księgowego, aby ustalić:

• jakiego typu błędy są generowane najczęściej przy wprowadzaniu dokumentów i czy budowa aktualnie wykorzystywanego programu ma na to wpływ?
• czy dotychczasowy system pozwala na bieżące odszukiwanie i naprawianie błędów popełnionych przy wprowadzaniu danych?
• czy dotychczasowy system jest dostosowany do liczby i typów dokumentów, jakie są procesowane?
• czy obecny system ma obszary, które nie spełniają potrzeb w zakresie sprawnej kontroli, tj. są nieefektywne i powodują, że weryfikacja dokumentów jest długa i mozolna?
• czy obecny system ma obszary, których obsługa sprawia trudność i nie jest intuicyjna, np. wymaga działań w wielu miejscach w programie?
• czy wdrożenie nowego pracownika, aby mógł swobodnie pracować na dotychczasowym systemie, wymaga zbyt długiego czasu?

Jeśli przy pomocy księgowych zidentyfikujesz w obecnym systemie obszary, które wymagają usprawnień, zastanów się nad tym, czy są one technicznie wykonalne oraz jaki byłby ich koszt (wliczając w to koszty pracy księgowych związanych z testowaniem rozwiązań).

Przyjrzyj się również wewnętrznym procedurom (nie tylko w dziale księgowości), bo być może mają one wpływ na efektywność wprowadzania dokumentów.

Co zrobić, jeśli program księgowy nie spełnia naszych oczekiwań?

Jeśli wynik powyższej analizy nie jest pozytywny dla dotychczas stosowanego systemu i wdrożenie nowego programu jest koniecznością, nie pozostaje nic innego jak podjęcie zdecydowanych kroków. Aby cały proces przebiegł sprawnie, powinno się:   

• sprawdzić dostępne w ramach zaplanowanego budżetu oferty innych programów i porównać ich pakiety, ze szczególnym uwzględnieniem rozwiązań, na których najbardziej nam zależy,
• opracować harmonogram prac związanych z wdrożeniem nowego programu i rozważyć, które czynności wykonać może dział księgowości, a które będą wymagały wsparcia informatycznego (zewnętrznego i/lub wewnętrznego),
• opracować budżet godzinowy wdrożenia.

Przenoszenie danych księgowych do nowego systemu

W przypadku decyzji o zmianie programu księgowego należy zastanowić się, jakie dane będą musiały zostać przeniesione ze starego systemu. Przy założeniu prowadzenia tzw. pełnej księgowości pomocna może okazać się poniższa lista. Najważniejszymi danymi finansowymi i biznesowymi będą zatem:

• baza kontrahentów,
• plan kont,
• bilans otwarcia,
• otwarte pozycje/rozrachunki,
• środki trwałe,
• VAT do rozliczenia w następnych okresach i ulga na złe długi,
• podatkowa część deklaracyjna (czyli pliki JPK, deklaracje itp.).

Kluczowe dla procesu wdrożenia nowego informatycznego systemu księgowego jest stworzenie harmonogramu prac, ich budżetu godzinowego oraz ich odpowiednie przydzielenie odpowiednim pracownikom. Konieczna jest również decyzja o skorzystaniu ze wsparcia zewnętrznego profesjonalisty w kwestiach informatycznych.  

Warto przemyśleć przy tym, jak dział księgowości będzie pracował w okresie przejściowym i wziąć pod uwagę, że być może przez jakiś czas konieczne będzie prowadzenie księgowości w obu programach jednocześnie.

Podsumowując, życzymy odwagi w rozpoczynaniu projektów związanych ze zmianami systemu księgowego. W dzisiejszej skomplikowanej rzeczywistości nie warto bowiem oszczędzać na narzędziach pracy dla działów księgowości, gdyż skutki niedostosowanego programu mogą okazać się finansowo bardziej dotkliwe niż zakup nowego systemu.