Jak wygląda audyt DIVID? Krótki przewodnik dla firm

Wraz z wejściem w życie niemieckiej ustawy o funduszu dla produktów jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych (EWKFondsG), wielu producentów i importerów zostało zobowiązanych do rejestracji w systemie DIVID oraz do składania corocznych raportów dotyczących ilości wybranych produktów wprowadzonych na rynek niemiecki. W przypadku części przedsiębiorstw niezbędne jest również przeprowadzenie niezależnego audytu tych danych przed ich przekazaniem do niemieckiego Federalnego Urzędu Ochrony Środowiska (Umweltbundesamt). Jak wygląda ten proces krok po kroku?

Kiedy wymagany jest audyt deklaracji rocznej DIVID?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, obecni na rynku niemieckim producenci muszą do 15 maja każdego roku zgłosić ilości produktów jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych wprowadzonych do obrotu w poprzednim roku kalendarzowym.

Jeżeli całkowita masa zgłaszanych do rejestru DIVID produktów przekracza 100 kg rocznie, to raport ten wymaga wcześniejszej weryfikacji oraz potwierdzenia przez uprawnionego do tego audytora. Co jednak istotne, obowiązek ten może zostać nałożony na podmiot nawet niezależnie od wielkości zgłoszenia, jeśli tylko o takiej potrzebie zdecyduje niemiecki urząd ochrony środowiska. 

Warto przy tym pamiętać, że audyt raportu DIVID może zostać przeprowadzony wyłącznie przez zarejestrowanych ekspertów, biegłych rewidentów lub doradców podatkowych określone w niemieckich przepisach.

Jaki jest cel audytu DIVID?

Głównym celem audytu deklaracji rocznej DIVID jest potwierdzenie, że dane, które są raportowane przez przedsiębiorstwo, są kompletne, prawidłowe i zostały przygotowane zgodnie z wymaganiami EWKFondsG.

Audytor musi uzyskać tzw. „wystarczającą pewność”, że przedsiębiorstwo poprawnie sklasyfikowało swoje produkty oraz prawidłowo obliczyło ich masę wykazywaną w systemie DIVID. W praktyce oznacza to sprawdzenie nie tylko samych wartości raportowanych w zgłoszeniu, ale również procesów i systemów wykorzystywanych do ich wyliczenia.

Jak przebiega audyt na potrzeby EWKFondsG?

Wytyczne audytowe podane przez niemieckiego ustawodawcę wskazują szereg obowiązkowych obszarów kontroli. 

Proces najczęściej rozpoczyna się od weryfikacji danych rejestrowych przedsiębiorstwa w systemie DIVID. Audytor sprawdza informacje znajdujące się w rejestrze producentów i potwierdza zgodność: 

• danych firmy, 
• numerów rejestracyjnych, 
• zgłoszonych marek. 

Następnie analizowana jest prawidłowość klasyfikacji produktów. To jeden z najważniejszych etapów całego procesu. Audytor ocenia, czy przedsiębiorstwo poprawnie rozróżniło produkty objęte opłatą DIVID od produktów niepodlegających systemowi oraz sprawdza, czy podmiot właściwie przyporządkował je do odpowiednich kategorii określonych w ustawie. Regulująca ten podział ustawa EWKFondsG dotyczy między innymi:

• pojemników na żywność, 
• kubków na napoje, 
• opakowań foliowych, 
• lekkich toreb plastikowych, 
• chusteczek nawilżanych, 
• wyrobów tytoniowych z filtrami. 

Kolejnym krokiem jest ocena systemów i procedur funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Audytor analizuje sposób zbierania danych, przepływ informacji pomiędzy działami, wykorzystywane systemy ERP oraz wewnętrzne mechanizmy kontrolne. Sprawdzana jest również odpowiedzialność pracowników oraz procedury związane z tworzeniem raportów.

Co musi zawierać deklaracja roczna DIVID?

Raportując informacje do rejestru DIVID należy zadbać o następujące dane i dokumenty:

Masa produktów

Jednym z kluczowych elementów audytu przeprowadzanego na potrzeby EWKFondsG jest kontrola mas produktów raportowanych do DIVID. Audytor bada w tym celu źródła danych wagowych, analizuje dokumentację techniczną oraz przeprowadza testy wybranych produktów.

Wytyczne przewidują wykorzystanie prób statystycznych oraz kontrolne ważenie produktów w celu potwierdzenia poprawności danych zapisanych w kartotekach materiałowych. Szczególna uwaga poświęcana jest tzw. danym podstawowym (master data), które stanowią podstawę do późniejszych obliczeń. Błędy na tym etapie mogą prowadzić do nieprawidłowego naliczenia opłat i w konsekwencji do problemów podczas kontroli urzędowej.

Dane sprzedażowe

Audytor sprawdza również, czy ilości produktów zgłoszone w systemie DIVID odpowiadają rzeczywistym danym sprzedażowym i księgowym firmy.

W tym celu weryfikowane są raporty sprzedażowe, dane z systemów magazynowych oraz dokumentacja finansowa. Jeżeli przedsiębiorstwo deklaruje eksport określonych produktów poza Niemcy, konieczne jest przedstawienie odpowiednich dowodów na to, takich jak dokumenty celne lub dokumenty transportowe. Na końcu przeprowadzane jest końcowe uzgodnienie wszystkich danych oraz ponowne sprawdzenie mas zgłoszonych do raportu rocznego.

Wynik audytu

Po zakończeniu prac związanych z poświadczeniem prawdziwości danych audytor sporządza raport z kontroli oraz oficjalne potwierdzenie audytowe.

W przypadku braku istotnych zastrzeżeń wydawana jest pozytywna opinia potwierdzająca zgodność zgłoszenia z wymaganiami EWKFondsG. W sytuacji wykrycia uchybień audytor może wydać opinię z zastrzeżeniami lub odmówić potwierdzenia raportu. Dopiero po załączeniu raportu audytowego oraz podpisanego elektronicznie potwierdzenia możliwe jest skuteczne złożenie rocznego zgłoszenia w systemie DIVID. 

Jak przygotować się do audytu deklaracji dotyczącej jednorazowych opakowań z tworzyw sztucznych?

Firmy zobowiązane do raportowania w systemie DIVID powinny zatroszczyć się o odpowiednią organizację danych już w trakcie roku. Warto w tym celu zadbać o: 

• prawidłową klasyfikację produktów, 
• aktualne dane wagowe, 
• kompletną dokumentację eksportową, 
• jasno określone procedury raportowania. 

Im wcześniej przedsiębiorstwo przygotuje procedury niezbędne do procesu zbierania danych, tym sprawniej przebiegnie późniejszy audyt. Audyt DIVID nie jest w końcu wyłącznie formalnością. To szczegółowa kontrola poprawności danych, która ma zapewnić rzetelne rozliczenie opłat związanych z rozszerzoną odpowiedzialnością producenta za produkty jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych. Dla wielu firm stanowi on również okazję do uporządkowania procesów raportowych i ograniczenia ryzyka błędów w przyszłych zgłoszeniach.

Zespół RSM Poland łączy ekspertów mających nie tylko szerokie doświadczenie z zakresu audytu i doradztwa podatkowego, ale też bogatą wiedzę na temat przepisów z zakresu zgodności środowiskowej, co pozwala nam sprawnie porządkować dane, prawidłowo sklasyfikować produkty i wspierać naszych klientów przez cały proces raportowania w ramach EWKFondsG. Skontaktuj się z nami, a wspólnie zadbamy o rzetelne rozliczenie opłat związanych z rozszerzoną odpowiedzialnością środowiskową.