5 najczęstszych błędów popełnianych przy raportowaniu do DIVID

Od momentu wejścia w życie niemieckiej ustawy EWKFondsG coraz więcej firm musi raportować swoje produkty w systemie DIVID. Z doświadczenia ekspertów RSM Poland wynika jednak, że wiele podlegających temu obowiązkowi przedsiębiorstw nadal ma problem nie tylko z prawidłowym przygotowaniem wymaganych przez przepisy danych, ale też z klasyfikacją produktów podlegających raportowaniu czy z samym procesem audytu deklaracji DIVID.

Choć system regulujący wprowadzanie na niemiecki rynek opakowań jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych (tzw. single-use plastic products) funkcjonuje już od pewnego czasu, audytorzy nadal spotykają te same błędy, których popełnianie prowadzi do korekt raportów, dodatkowych pytań ze strony niemieckich urzędów, a czasem nawet do niepotrzebnych kosztów.

Przyjrzyjmy się więc pięciu problemom, z którymi najczęściej spotykają się biegli rewidenci i specjaliści z zakresu zarządzania ryzykiem podczas pracy z klientami.

Błąd 1: Nieprawidłowa klasyfikacja produktów na potrzeby EWKFondsG

Nieprawidłowa klasyfikacja produktów podlegających raportowaniu w ramach systemu DIVID to zdecydowanie najczęstszy problem przedsiębiorstw wprowadzających towary na rynek niemiecki. Ze względu na pozostawiające pewne pole do interpretacji regulacje wiele firm nie ma bowiem pewności, czy dany produkt podlega pod przepisy EWKFondsG lub nie wie do której kategorii dany towar powinien zostać przypisany.

Najwięcej pytań pojawia się zwykle w przypadku:

• pojemników na żywność,
• opakowań foliowych,
• kubków na napoje,
• pojemników na napoje,
• lekkich toreb plastikowych,
• produktów zawierających jedynie niewielką ilość tworzywa sztucznego.

W praktyce przedsiębiorcy często zakładają, że niewielki udział plastiku automatycznie wyłącza produkt z obowiązków ustawowych. Niestety nie zawsze tak jest. Nawet śladowa zawartość tworzywa sztucznego może powodować konieczność raportowania produktu w DIVID.

Błędna klasyfikacja zazwyczaj skutkuje zaniżeniem raportowanych ilości, a w konsekwencji także nieprawidłowym wyliczeniem należnych opłat.

Błąd 2: Nieaktualne lub niepełne dane wagowe w deklaracji DIVID

Drugi bardzo częsty problem stanowią błędy w raportowanej masie wprowadzanych do Niemiec produktów.

W wielu firmach dane wagowe pochodzą z historycznych kart produktowych bądź od dawna nieaktualizowanego przeważenia opakowania sprzed wielu lat. Zdarza się również, że wykorzystywana do obliczeń i raportowania waga obejmuje tylko część produktu lub nie uwzględnia wszystkich elementów opakowania.

Podczas audytu deklaracji DIVID szczegółowo sprawdzane są więc tzw. dane podstawowe, a audytorzy często porównują dokumentację z rzeczywistą wagą produktów.

Eksperci RSM Poland najczęściej spotykają się z:

• pominięciem części elementów opakowania,
• korzystaniem z nieaktualnych i niepotwierdzonych specyfikacji uzyskiwanych od dostawców,
• brakiem udokumentowanego procesu ważenia,
• błędami powstającymi przy ręcznym wprowadzaniu danych do systemu ERP lub arkuszy kalkulacyjnych.

Na pierwszy rzut oka różnice w wadze wynikające z powyższych błędów mogą wydawać się niewielkie, jednak przy dużych wolumenach sprzedaży nawet kilka gramów różnicy może przełożyć się na znaczące rozbieżności w raportowanych masach.

Błąd 3: Niewystarczająca dokumentacja eksportowa

Wielu producentów nie zdaje sobie sprawy, że produkty wyeksportowane poza Niemcy mogą zostać wyłączone z podstawy naliczania opłat w ramach EWKFondsG tylko wtedy, gdy eksport ten jest odpowiednio udokumentowany.

W trakcie kontroli deklaracji DIVID audytorzy oczekują dokumentów, które jednoznacznie potwierdzają wywóz produktów. Najczęściej są to:

• dokumenty celne,
• dokumenty transportowe,
• faktury eksportowe,
• dokumenty przewozowe wskazujące producenta jako eksportera.

Jeżeli dokumentacja jest niekompletna lub nie pozwala jednoznacznie potwierdzić eksportu, to istnieje ryzyko, że produkty zostaną przez urzędników uznane za produkty wprowadzane na rynek niemiecki. To automatycznie zwiększa raportowane ilości i wysokość przyszłych opłat.

Błąd 4: Brak kontroli nad procesem raportowania w systemie DIVID

Kolejnym problemem związanym ze składaniem deklaracji rocznej DIVID jest niewłaściwa organizacja całego procesu raportowania.

Dane potrzebne do przygotowania zgłoszenia w DIVID zazwyczaj pochodzą z różnych działów firmy: sprzedaży, logistyki, produkcji, zakupów czy księgowości. Jeżeli nie ma jasno określonych zasad współpracy i odpowiedzialności, to bardzo łatwo o rozmycie odpowiedzialności i błędy.

Najczęstsze skutki takich problemów organizacyjnych obejmują:

• pominięcie części produktów,
• podwójne raportowanie tych samych danych,
• błędne przypisanie produktów do niewłaściwych kategorii,
• brak kontroli nad zmianami w danych produktowych.

Firmy, które posiadają uporządkowane procedury oraz jasno podzieloną odpowiedzialność za dane znacznie sprawniej przechodzą zarówno sam audyt DIVID, jak i późniejsze raportowanie.

Błąd 5: Zbyt późne przygotowanie do audytu deklaracji DIVID

Ostatni błąd jest jednocześnie jednym z najbardziej kosztownych. 

Wiele przedsiębiorstw rozpoczyna przygotowania do raportowania dopiero kilka tygodni przed ustawowym terminem, przypadającym co roku 15 maja.

W praktyce zbyt późne podjęcie działań bardzo często prowadzi do problemów z:

• zebraniem kompletnych danych sprzedażowych,
• aktualizacją informacji o wadze produktów,
• przygotowaniem dokumentacji eksportowej,
• znalezieniem dostępnego audytora,
• wyjaśnieniem wątpliwości związanych z klasyfikacją produktów.

Im wcześniej firma rozpocznie przygotowania, tym większa szansa na sprawne przeprowadzenie audytu oraz terminowe i prawidłowe złożenie raportu.

Bliska współpraca z doświadczonym biegłym to podstawa

Podsumowując i biorąc pod uwagę doświadczenia wielu firm, czytelne jest dla nas, że największe trudności związane z DIVID wynikają zwykle z pięciu powodów: 

• błędnej klasyfikacji produktów, 
• nieaktualnych danych wagowych, 
• braków w dokumentacji eksportowej, 
• słabo zorganizowanych procesów wewnętrznych, 
• zbyt późnego rozpoczęcia przygotowań do audytu.

Biorąc pod uwagę źródło tych błędów można bez problemu dojść więc do wniosku, że kluczem do bezproblemowego raportowania jest regularna weryfikacja danych produktowych, dobra organizacja procesu zbierania informacji oraz bieżące monitorowanie obowiązków wynikających z EWKFondsG. Odpowiednie przygotowanie nie tylko ułatwia bowiem przejście audytu, ale też przede wszystkim pozwala uniknąć kosztownych korekt, dodatkowych wyjaśnień i niepotrzebnego stresu związanego z weryfikacją.

A to oznacza, że rozpoczynając ten proces najlepiej skorzystać z pomocy doświadczonego oraz wyspecjalizowanego w zarządzaniu ryzykiem i procesami partnera.